So verwendet BambooHR Lucidspark für dezentrale strategische Planung

Eine strategische Sitzung bei BambooHR sieht üblicherweise so aus: Das Führungsteam ist in einem zur Einsatzzentrale umfunktionierten Konferenzraum versammelt, umringt von Whiteboards voll mit Kritzeleien, und Donut-Kartons, Kaffeetassen, Post its und Leuchtstifte liegen über den Tisch verteilt. Doch nun arbeitet das gesamte Team aufgrund der COVID‑19-Pandemie im Homeoffice, und Brad Rencher war klar, dass sein Dreijahresmeeting zur strategischen Planung sehr anders aussehen würde. Das Problem lag darin, festzulegen, wie die diesjährige Sitzung aussehen sollte. 

„Über unser Dreijahrestreffen zur strategischen Erneuerung habe ich mir wirklich Sorgen gemacht. Wie bringt man Menschen dazu, offen für Möglichkeiten zu sein und die Unternehmensphilosophie ‚Warum nicht?‘ anzunehmen? Ich habe schon befürchtet, dass wir fünf Stunden energielos in einer Zoom-Konferenz sitzen und die Leute denken, ich hätte sie auf einen Todesmarsch geschickt.“ 

Während Brad angestrengt versuchte, eine dezentrale Möglichkeit zu finden, um eine gemeinsame Ausrichtung und Engagement zu fördern, entdeckte er Lucidspark – ein verwandtes Produkt der Diagrammlösung Lucidchart, die das Unternehmen verwendete. Er beschloss, Lucidspark zum Arbeitsbereich für sein Strategie-Meeting zu machen, in der Hoffnung, mit dem virtuellen Whiteboard das Vor-Ort-Erlebnis zumindest annähernd zu replizieren. 

Mit Lucidspark konnte BambooHR das Erlebnis nicht bloß replizieren, sondern sogar verbessern. Das Meeting verlief so gut, dass sich das Führungsteam einig war, statt PowerPoint oder einem physischen Whiteboard Lucidspark zu verwenden, auch wenn sich alle wieder im selben Raum treffen könnten. Das virtuelle Whiteboard brachte die Freude und Zusammenarbeit zurück, die in der heutigen Welt der Telearbeit oft fehlen, und ermöglichte es dem Team, sich zu koordinieren und neue Ideen ins Leben zu rufen.

Motivation fördern

Brad hatte sich zwar Sorgen über die Produktivität und Interaktion während der Zoom-Konferenz gemacht, doch mit Lucidspark herrschte die gleiche Energie und Konzentration wie bei Meetings vor Ort, wenn nicht sogar mehr. Brad erläutert:

„Das Lucid-Team hatte eine tolle Idee, wie man virtuelles Whiteboarding fördern kann – wie man genau wie in einem Konferenzraum für Motivation sorgen kann. Plötzlich fließt alles zusammen, eine Person springt ans Whiteboard, schreibt die Idee auf, und alle stimmen begeistert zu.“

Das Team richtete seine Arbeitsfläche ein, indem es die verschiedenen Strategiesäulen definierte, die besprochen werden mussten, z. B. Kunden, Produkt und Mitbewerber. Dann sammelten sie im Brainstorming Ziele für jeden Bereich, wobei jedes Teammitglied eigene Post its am Board anbrachte. Brad beschrieb, wie viel Spaß es machte, zu sehen, wie sich sein Team aktiv beteiligte und die unendliche Leinwand sich allmählich mit Post its und Farben füllte.

Wie leistungsstark Lucidspark wirklich ist, wurde klar, als alle Ideen auf dem Board standen und die Diskussion begann. 

„Ich wusste, dass dieses Meeting ein Erfolg sein würde, als ich hörte, wie der Dialog begann. Er stützte sich auf den Kontext, der in den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter entstanden war und nun das Board füllte. Alle Teammitglieder verdeutlichten ihre Ideen und verknüpften sie in Echtzeit mit anderen auf der Arbeitsfläche. Als ich diese Interaktion sah, war ich beruhigt.“

Laut Brad sollten die Funktionen eines Produkts nicht im Fokus stehen. Stattdessen sollte es um die Gespräche und Aktivitäten gehen, die diese Funktionen in einem virtuellen Raum ermöglichen. Dem BambooHR-Team bereiteten die Funktionen von Lucidspark Aha-Erlebnisse, die den Grundstein für die nächsten drei Jahre des Unternehmenserfolgs legten.

Die Zukunft der Telearbeit erleichtern

Lucidspark machte es Brad und dem Team leicht, eine effektive Arbeitssitzung durchzuführen. Auch wenn das Produkt für alle neu war, brauchten die einzelnen Benutzer vom Öffnen von Lucidspark bis zur ersten Aktion nur wenige Sekunden. Es gab praktisch keine Lernkurve, sodass das Team sofort zum Thema des Meetings schreiten konnte. 

Die unendliche Arbeitsfläche bot unendlich viele Möglichkeiten für neue Ideen und Verbindungen. Für das Team war es ein großer Vorteil, dass alle einen eigenen Arbeitsbereich hatten. Mit bestimmten Funktionen konnte Brad jedoch einfach die Aufmerksamkeit verwalten und die Gruppe jederzeit in einem Bereich des Boards versammeln. 

Mit Mitwirkenden-Farben erhielt jeder Mitwirkende in der Gruppe eine eigene Farbe, damit alle sehen konnten, wer was hinzufügte. „Die Farbcodierung hat uns wirklich geholfen, alle auf denselben Stand zu bringen. Ich konnte sehen, wo auf dem Board sich die Gedankengänge abspielten. Als CEO möchte ich sehen, wo die Leute arbeiten und wo sie sich gedanklich befinden.“ 

Lucidspark hat dabei geholfen, die Besprechung voranzutreiben und zu leiten. Brad beschrieb sein Team als eine „leidenschaftliche, redefreudige Gruppe“. Er fand den Timer besonders hilfreich, um zu erkennen, wann das Team zu lange mit einem bestimmten Thema beschäftigt war und zum nächsten übergehen musste.

Vor allem aber bot das virtuelle Whiteboard eine interaktive Möglichkeit, Kontext an einem einzigen Ort zu sammeln – eine wichtige Fähigkeit für die bevorstehende Zukunft der Telearbeit. 

„Als Moderator eines Gruppenmeetings wünscht man sich eine Anwendung, zu der Kontext hinzugefügt werden kann. Jahrelang haben wir Whiteboards und Folien verwendet. In Zukunft werden immer häufiger Personen im Homeoffice an Meetings teilnehmen. Es muss also Produkte geben, die es erleichtern, Kontext herzustellen und Diskussionen zu leiten. Auch wenn wir im Büro wären, würden wir Lucidspark auf einem Bildschirm anzeigen und als unseren Arbeitsbereich nutzen, um den Kontext und die Koordination rund um unser Thema zu fördern. Meiner Meinung nach ist Lucidspark auf dem besten Weg, ein leistungsstarkes Produkt für die Zukunft der Arbeit zu sein.“ 

Gezielte Koordination für effizientes Vorankommen

Egal, wie produktiv eine Brainstorming-Sitzung ist: Wenn das Team sich nicht an den daraus resultierenden Ideen orientiert, wird nichts davon umgesetzt. BambooHR hat 19.000 Kunden, die sich Wegweisung in Bezug auf die Zukunft des Managements von Teams erwarten – bei dieser Strategiesitzung stand viel auf dem Spiel. Das Team stellte fest, dass die Abstimmungsfunktion von Lucidspark der Schlüssel zur Ausrichtung war, die für den Fortschritt erforderlich war.  

Nach dem Brainstorming ordnete das Team seine Post its nach Themen. Anschließend stimmten sie über die verbleibenden Ideen ab. Brad beschreibt die Erfahrung so: „Die Abstimmung hat Spaß gemacht. Wir waren in Bezug auf unsere Gedankengänge auch besser koordiniert als bei persönlichen Meetings.“

Durch die Abstimmung konnte das Team die erfolgreichsten Ideen klar identifizieren, sich auf sie einigen und die nächsten Schritte zu ihrer Verwirklichung unternehmen. Brad war so zufrieden mit den Ergebnissen des Meetings, dass er dem CEO von Lucid danach eine Nachricht schrieb: „Du hast mir geholfen, unser Strategie-Meeting zum vollen Erfolg zu machen.“ 

Das BambooHR-Team hat vor, Lucidspark weiterhin in seine Arbeitsabläufe zu integrieren. Brad plant bereits, es 2021 in einem mehrstündigen OKR-Planungsmeeting zu nutzen. Innerhalb einer einzigen vierstündigen Strategiesitzung wurde Lucidspark zu einem unverzichtbaren Produkt für das BambooHR-Team und die Zukunft seiner Arbeit.

„Wir alle hatten schon virtuelle Gespräche, bei denen die Kameras ausgeschaltet waren, man mit einem schwarzen Bildschirm sprach und es einfach nicht gut lief. Bei mehrstündigen Strategiesitzungen ist es entscheidend, dass ich als CEO Kontext aus den Köpfen und Herzen aller Teammitglieder erhalte, damit wir die beste Entscheidung treffen können. Wir haben andere Produkte für die Online-Zusammenarbeit ausprobiert, aber die Dynamik von Lucidspark mit Funktionen wie Farbcodierung und Abstimmungen, wobei alles flexibel in einer Anwendung und auf einer Arbeitsfläche verfügbar ist, hat unserem Meeting wirklich zu einer neuen Qualität verholfen. Jetzt liegt es an uns, diese Strategie so umzusetzen, dass das Unternehmen in den nächsten drei Jahren floriert. Ich war so dankbar, dass wir Lucidspark ausprobieren durften und ein produktives Meeting haben konnten.“