7 prácticas recomendadas para los asistentes a reuniones híbridas

Hubo un tiempo en el que las reuniones híbridas, en las que algunos integrantes del equipo se reunían en persona y otros llamaban por teléfono a través de Zoom, Meet, Microsoft Teams o una de las muchas otras plataformas de reuniones virtuales, eran una práctica especializada utilizada por un pequeño número de empresas con conocimientos tecnológicos. Eso ha cambiado a medida que más empresas y sus empleados se han apoyado en el trabajo remoto para hacer las cosas.

El panorama laboral actual cuenta con un número aparentemente interminable de herramientas y métodos para que los equipos combinen las prácticas laborales tradicionales con las remotas. Sin embargo, aunque desde hace décadas se viene realizando algún tipo de trabajo y reuniones remotas, el rápido cambio ha creado varios desafíos para esta práctica. 

Nuestro reciente libro electrónico, Guía maestra para reuniones híbridas eficaces, profundiza en siete de las prácticas recomendadas para las reuniones híbridas. Nos dirigimos tanto a los líderes de los equipos que facilitan reuniones eficaces como a los asistentes para que cada reunión híbrida sea productiva y genere interés. Hablaremos sobre los desafíos que implican las reuniones híbridas y compartiremos algunas de nuestras mejores recomendaciones para que tengan éxito.

Desafíos de las reuniones híbridas

Aunque durante la rápida transición a las reuniones híbridas surgieron enseguida una serie de servicios y herramientas, siguen existiendo desafíos importantes. La configuración técnica por sí sola puede seguir ocasionando problemas, incluso después de que muchos de estos servicios se hayan convertido en algo natural para los integrantes del equipo.

Pero incluso una vez que los micrófonos se colocan en su posición correcta, se elimina el eco y se encienden las cámaras, aún queda trabajo por hacer para que cada reunión sea eficaz y valiosa para el equipo. 

Trabajar con un equipo híbrido requiere planificación, colaboración y comunicación. Crear cohesión entre los integrantes del equipo que no están juntos en la sala, y que quizá no lleguen a conocerse personalmente, puede ser difícil. Superar la tendencia de los asistentes virtuales a permanecer en silencio y limitarse a observar es una lucha que todos conocemos. Y el propio retraso de internet puede dificultar formular preguntas, intercambiar recursos y seguir adelante con la conversación. 

Por eso es importante que los líderes de los equipos y los asistentes sean conscientes de estas prácticas recomendadas para las reuniones híbridas. 

Prácticas recomendadas para las reuniones híbridas

En las reuniones híbridas, el éxito depende de todos los participantes. A continuación, presentamos una lista de verificación para ayudar a cada asistente a abordar todo lo relacionado con las reuniones híbridas. 

1. Revisa la agenda de la reunión 

Antes de cada reunión híbrida, el líder del equipo o el facilitador debe enviar una invitación a la reunión con la agenda adjunta. Todos los asistentes deben revisarla antes de que comience la reunión. Esta agenda incluirá la lista de invitados, el enlace de la videoconferencia y una descripción general del tema de la reunión. 

Una buena agenda puede aumentar la participación del equipo incluso antes de que comience la reunión. Hay que motivar a los integrantes del equipo para que revisen los puntos de debate o las preguntas que se tratarán en la reunión. La agenda también deberá incluir una sección en la que se revise la tecnología que el equipo utilizará para la reunión y se identifique cualquier configuración que necesiten las personas que llamen. 

2. Usa los enlaces de las videoconferencias, incluso si asistes en persona

Si se incluye el enlace de la videoconferencia en la agenda, no será necesario crear o encontrar un enlace para la misma en el último momento. Incluir el enlace facilita que los asistentes se conecten sin tener que buscar un número de acceso telefónico.

Una de las ventajas exclusivas de las reuniones híbridas es la facilidad con que las plataformas de videoconferencia integran la tecnología en sus servicios. La funcionalidad del chat, las pizarras virtuales y los tableros separados son funciones que tienen lugar en la propia videoconferencia, por lo que es importante que todos los asistentes estén presentes y participen en la misma plataforma. Los asistentes presenciales pueden seguir uniéndose a la plataforma virtual para participar en los chats o en las lluvias de ideas que se produzcan. 

3. Comprueba que el audio y el video funcionan

A todos nos ha pasado. Una reunión de 60 minutos con una agenda clara puede fracasar rápidamente cuando hay que pasar los primeros diez minutos solucionando problemas de audio o video. Por eso es tan importante que tanto el moderador como los participantes llamen y se aseguren de que el audio y el video funcionan antes de comenzar la reunión. 

Si asistes vía remota, lo mejor será tener la cámara encendida siempre que sea posible. Esto permitirá la conexión con los demás integrantes del equipo y brindará condiciones similares a las de los asistentes en persona. Y podríamos pensar que no hace falta decirlo, pero los asistentes remotos deben tener siempre presente su botón de silencio. Tanto si el moderador tiene a todos los participantes en silencio como si está participando en un debate, es una buena práctica vigilar el micrófono para evitar un audio inadecuado o que distraiga la atención. 

4. Haz las presentaciones 

Antes de empezar una reunión híbrida, es una buena práctica hacer presentaciones, especialmente si no todos se conocen. Presentarse con su nombre, su cargo y su ubicación ayuda a poner en marcha la reunión. 

Y como los asistentes remotos suelen aparecer en diferentes lugares de la parrilla de la conferencia virtual, es útil que la persona que termine su presentación pase la palabra a otro participante de la llamada para evitar silencios incómodos entre las presentaciones. También es una forma excelente de romper el hielo entre personas que quizá no hayan trabajado juntas. Un breve ejercicio de creación de equipo es otra forma de hacer fluir la conversación y crear cohesión entre el equipo. 

5. Habla al micrófono

Para que la reunión se desarrolle sin problemas y para que todas las voces puedan ser escuchadas, los asistentes deben hablar hacia el micrófono a un volumen en el que los demás participantes puedan oírlos claramente. Esto es especialmente importante para los asistentes en persona, que pueden voltearse para dirigirse a otra persona en la sala. Por supuesto, la tecnología tiene una forma de actuar, así que si el micrófono de alguien está apagado o el grupo no lo está escuchando, está bien hacerle un comentario en el chat.

6. Participa 

Las reuniones remotas pueden facilitar a los líderes de equipo la tarea de dar voz a todos los asistentes, pero solo resulta beneficioso si todos intervienen. Ya sea remotamente o en persona, los asistentes deben empezar la reunión conociendo la agenda y los objetivos del equipo, y estar preparados para colaborar y participar. Los facilitadores deben ser específicos y claros en cuanto a la estructura de la reunión híbrida para facilitar la comunicación y la conexión de todos los asistentes como equipo. 

7. Fomenta la conciencia

Cuando la conversación es activa, todos los asistentes deben practicar la conciencia. Entre el retraso de internet y los problemas técnicos, las interrupciones son inevitables. Puede ser difícil saber cuándo alguien va a hablar, por lo que es muy importante que los asistentes presten atención cuando otros integrantes del equipo intentan contribuir a las conversaciones. Para los moderadores, hacer pausas periódicas para las preguntas da a los asistentes la oportunidad de hablar sin interrumpir y permite a los integrantes con retraso de internet la oportunidad de ponerse al día y contribuir. 

Una reunión híbrida exitosa utiliza la colaboración visual y los recursos técnicos para reunir a un equipo físicamente distante y crear soluciones innovadoras. El uso de estas prácticas recomendadas para las reuniones híbridas ayudará a los equipos a afrontar los desafíos únicos que plantea el trabajo remoto, mejorando la propia experiencia de la reunión para que los equipos puedan trabajar juntos incluso a kilómetros de distancia.