Metas de Año Nuevo que permitan hacer mejores reuniones

Un nuevo año ya está aquí y, junto con este, los típicos propósitos de ponerse en forma, comer de forma más saludable, ahorrar dinero o buscar algún pasatiempo distinto. Este momento también puede ser el indicado para fijarte nuevos objetivos en el trabajo, como decidirte a organizar mejores reuniones con tu equipo híbrido.

Después de todo, nunca es fácil lograr un equilibrio entre las necesidades, las perspectivas y las aportaciones de los miembros del equipo que trabajan vía remota con una sala llena de participantes que están de forma presencial. Pero con la planificación adecuada, es posible organizar una reunión virtual en la que todos se sientan valorados, respetados y escuchados.

Al momento de hacer tu lista de metas de Año Nuevo enfocadas en tu equipo, toma en cuenta lo siguiente para obtener un poco de inspiración:  

Meta 1: Elaborar mejores agendas 

Ya cuentas con una agenda clara y fácil de seguir. Está programada casi a la perfección para la duración de tu reunión. La puedes explicar prácticamente de memoria. Tu reunión virtual comienza según lo planeado. Sin embargo, la respuesta por parte de tu equipo no es exactamente como lo había imaginado.

Los participantes no parecen estar concentrados o involucrados. Lo que prometía ser un debate dinámico no está resultando. A medida que pasan los minutos, no hay una verdadera sensación de logro.

Para conseguir hacer mejores reuniones es necesario elaborar mejores agendas primero. No solo es cuestión de concentrarse en los detalles y la formalidad; se trata de encontrar nuevas formas de fomentar la colaboración, tomar decisiones y resolver problemas.

Estas son algunas ideas que puedes considerar al momento de elaborar tu próxima agenda:

• Obtén comentarios por parte de tu equipo: para lograr mejores reuniones, pide a los miembros del equipo que propongan puntos para la agenda (y que expliquen las razones por las que estos se necesitan abordar en equipo).
• Haz que los temas sean relevantes: si tu agenda se enfoca en cuestiones que no afectan al equipo ni requieren de su ayuda para dar una solución, la gente tiende a retirarse o simplemente decide no asistir.
• Indica cuál es el propósito de cada tema: los participantes deben saber qué nivel de participación se espera de ellos; ya sea solo escuchar, dar su opinión o tomar decisiones.
• Asigna tiempo suficiente: a menudo la gente no se percata de cuánto tiempo toma realmente presentar un tema, responder preguntas, resolver problemas y generar soluciones.

Para asegurarte de que tus reuniones sean mejores para los miembros que participan de forma remota, plantea la importancia de compartirles tu agenda con anticipación. Si en tu reunión se van a presentar elementos visuales físicamente, proporciónales las imágenes de antemano y haz referencia a estas en tu agenda.

Elaborar una agenda basada en preguntas puede reforzar el propósito, aumentar la participación y promover la resolución de problemas dentro de tu equipo. Al replantear el tema a manera de pregunta(s), ayudas a que los participantes sientan que son parte de la reunión. Por ejemplo, en vez de indicar que el tema es "La revisión del presupuesto anual", en una agenda basada en preguntas se podría decir: "¿Qué costos variables se incrementarán o reducirán si vendemos un 50 % más de nuestros automóviles eléctricos durante este periodo el próximo año?".

Las preguntas permiten mantener involucrados a todos en la conversación, proporcionan puntos de partida claros para pasar a la acción y ayudan a que el grupo vuelva a enfocarse si la conversación se desvía durante la reunión virtual.

Meta 2: Perfeccionar las habilidades de facilitación 

Facilitar mejores reuniones para los equipos híbridos significa hacer adaptaciones para satisfacer las necesidades de los miembros de tu equipo remoto. Aun cuando las reuniones presenciales ofrezcan un enlace de Zoom o Teams, las personas que trabajan desde su casa suelen perderse de las conversaciones triviales y el lenguaje corporal fuera de cámara.

Por suerte, puedes aprovechar tus metas de Año Nuevo para hacer ajustes que te permitan lidiar con las limitaciones de una reunión virtual.

Interpretar el ambiente en la sala 

Percibir los sentimientos de los demás es una habilidad invaluable. Obviamente, tu capacidad para "interpretar el ambiente en la sala" resulta más difícil cuando no te encuentras físicamente en el lugar y no puedes captar las señales sociales.

Para poder interpretar el ambiente en la sala durante una reunión virtual, procura fijarte en las mismas cosas que observarías en una reunión presencial. En lugar de centrar tu atención en el lenguaje corporal, intenta hacerlo en el tono de voz de los participantes. Busca identificar las señales de actividad o de participación, basándote en lo indicado en las herramientas de colaboración que tienes a tu disposición. Si hay silencio, ¿es porque se está dando una mayor conversación en una sala de chat, porque se está agregando una oleada de notas adhesivas a la pizarra virtual, o porque las cámaras están apagadas?

Si es necesario, nombra a alguna persona al azar y hazle una pregunta, pero ten en cuenta que la fatiga durante las videoconferencias es real. Tu capacidad para organizar mejores reuniones empieza por hacer un mayor esfuerzo para lograr comunicarte con tu equipo. Cuando el trabajo se hace a distancia, la mayoría de la gente ansía interactuar con otras personas.

Durante tu reunión virtual, haz un espacio para platicar sobre cosas triviales y crear vínculos haciendo preguntas como estas:

• ¿Qué preferirían ser, un vampiro, un zombi o un hombre lobo y por qué?
• ¿Cuál de sus películas favoritas creen que podría sorprenderle a alguien más?
• Si tuvieran $5,000 dólares para salir de viaje este fin de semana, ¿a dónde irían?

Además de romper el hielo y estrechar vínculos, hacer preguntas te permite tener una mejor idea del modo de pensar de cada quien. Con las respuestas que te den podrás conocer mejor sus opiniones y actitudes respecto a las cosas que consideran importantes.

Comenzar y terminar bien las reuniones 

Tanto en una reunión virtual como en una presencial, es importante comenzar y terminar de forma adecuada. Para lograr que las reuniones sean mejores, enfócate en aspectos que son esenciales, como definir desde un principio objetivos claros, establecer reglas básicas, tomar descansos siempre que sea necesario y describir claramente los pasos siguientes después de cubrir cada sección.

Por supuesto, cuando se trata de organizar una reunión virtual, hay condiciones especiales que debes tener en mente.

Antes de comenzar la reunión, asegúrate de que tu equipo funcione, resuelve cualquier problema técnico que tengas y comprueba, por ejemplo, si tu conexión a Internet es lo suficientemente rápida para hacer una presentación multimedia y si tu micrófono se escucha bien. Además, evalúa si, como facilitador, te ayudaría tener un monitor adicional.

Los participantes ya deben estar familiarizados con la información básica que les proporcionaste previamente. Cuando alguien necesite hacer una presentación, utiliza la función de pantalla compartida para que todos puedan ver lo mismo. Confirma que las personas que hagan presentaciones puedan acceder fácilmente a los documentos que estén compartiendo.

Al final de la reunión virtual, todos los participantes deben tener claro cuáles son los puntos de partida, saber lo que se espera de ellos y comprender de qué tareas serán responsables.

Aprovechar las plantillas que sean útiles

Muchos equipos híbridos se apoyan en la pizarra virtual de Lucidspark para comunicarse e interactuar con los participantes que se encuentran trabajando desde su casa. En una reunión virtual, los usuarios pueden aprovechar una variedad de plantillas diseñadas para incrementar la productividad, la participación y el nivel de compromiso en general.

Entre algunas de las plantillas que puedes aprovechar para lograr hacer mejores reuniones, están las siguientes:

• La plantilla de agenda de reunión de equipo permite que los miembros de tu equipo se mantengan concentrados y que los asistentes estén preparados. También es útil para documentar los objetivos, actualizaciones o temas de discusión.
• El tablero de sesión informativa diaria es ideal para mantener informado a tu equipo. Este permite a tu equipo saber en qué está trabajando cada persona y abordar cualquier obstáculo.
• La plantilla de agenda de reunión semanal es excelente para comenzar una reunión virtual a tiempo, establecer una agenda, tomar notas, mantenerte organizado o identificar los puntos de partida clave.
• La plantilla de reflexión sobre la reunión te permite averiguar cómo trabaja mejor tu equipo. Esta permite medir el nivel de comprensión de los conceptos y recopilar los comentarios de los integrantes del equipo.

El uso de la pizarra virtual y sus notas adhesivas suele ser suficiente para lanzar ideas, emitir opiniones a partir de los puntos de vista de los demás y compartir comentarios para generar las mejores ideas en equipo. Lo mejor de todo es que estas herramientas permiten que todos los participantes estén en igualdad de circunstancias, tanto los que están presentes en el lugar como los que están a distancia.

Meta 3: Fomentar una mayor participación 

En una reunión virtual, generalmente hay dos tipos de personas: las que participan y las que asisten. Cuando solo algunos de los miembros del equipo llevan el control de la conversación, los demás pueden llegar a sentir frustración rápidamente permaneciendo en segundo plano, con las cámaras apagadas, los micrófonos silenciados y prácticamente sin prestar atención.

Si realmente estás enfocado en facilitar mejores reuniones con tu equipo, es importante que logres hacer que todos se involucren desde el principio. Alentar a los miembros del equipo a que participen a lo largo de una reunión virtual sin estar continuamente hablando al mismo tiempo es todo un desafío.

Para evitar este tipo de problema y propiciar que las reuniones se den de mejor manera, asegúrate de dirigirte a los miembros del equipo de manera individual. Actúa como si estuvieras en la oficina yendo de lugar en lugar para pedir a la gente que te dé su comentario, opinión o voto respecto a las decisiones que se estén tomando. En una reunión virtual, los asistentes que son introvertidos pueden participar usando la función para "levantar la mano" o compartiendo reacciones con emojis.

Organizar reuniones que funcionen para equipos híbridos 

Cuando vayas a organizar una reunión virtual para un equipo híbrido, enfócate en las necesidades de los miembros del equipo remoto de igual manera (si no es que más) que en las de los participantes que están de forma presencial. Algunas de las prácticas más recomendadas que debes seguir para garantizar que las reuniones sean mejores para los equipos híbridos incluyen las siguientes:

• Asignar personas que ayuden a supervisar ambos lados de la reunión. Esto debe hacerlo alguien que pueda supervisar lo que realmente está sucediendo en la sala de conferencias de la oficina, junto con un miembro del equipo que conozca cómo funciona la plataforma en línea, a fin de lograr que la reunión fluya sin problemas.
• Habilitar la función de chat en Zoom o en la plataforma de videoconferencia que se esté utilizando. Esto proporciona un canal de comunicación para que los asistentes puedan participar en cualquier momento, compartir enlaces y comentar con otros compañeros sin necesidad de interrumpir.
• Asegurarse de que la discusión se dé de manera equitativa, alternando la participación entre los asistentes que están de forma presencial y los que están vía remota. Desde la oficina, procura realizar la reunión virtual en un monitor lo suficientemente grande para que se pueda ver en la pantalla a casi todos (o de preferencia a todos) los asistentes que están de forma remota.  

No omitas la importancia de contar con una función de audio mejorada durante una reunión virtual. Si es posible, los facilitadores deben actualizar su versión de auriculares a una mejor y no depender de sus micrófonos o altavoces integrados.

Aprovechar los programas de software que permiten lograr una participación más equitativa

Por fortuna, existen muchas aplicaciones y herramientas diseñadas específicamente para los equipos híbridos. En el caso de software para usarse en un entorno virtual, procura buscar una opción que permita tener un lugar de trabajo compartido al que puedan acceder fácilmente los miembros que asisten tanto de forma presencial como vía remota.

Con Slack se pueden hacer fácilmente juntas de último minuto o reuniones más pequeñas; además, se pueden realizar chats grupales o conversaciones entre dos personas mediante la opción de mensajes directos. Esta plataforma en línea también admite el uso de archivos compartidos, notificaciones y recordatorios.

Zoom es accesible desde cualquier dispositivo y es la plataforma de base para las videoconferencias. Su función para compartir pantalla es altamente intuitiva, las indicaciones de audio y video son automáticas, y el chat está integrado en la pantalla. Con solo un clic, se puede fácilmente enviar invitaciones o unirse a reuniones.

Lucidspark permite a los equipos híbridos concebir ideas, crear y actuar de forma eficaz dentro de una misma plataforma de colaboración. Con un lienzo infinito y capacidades para realizar dibujos a mano, esta herramienta basada en la nube permite a las personas dar rienda suelta a su creatividad mientras generan y registran ideas.