Eisenhower-matrix

Wat is een Eisenhower matrix?

De Eisenhower-matrix, ook wel de Urgent-Important-matrix genoemd, is een matrix met vier kwadranten die is ontworpen om taken te sorteren op basis van belang. Taken kunnen variëren van de meest urgente en belangrijkste tot taken die je kunt delegeren of helemaal niet kunt doen.

De Eisenhower-matrix is ontworpen door Dwight D. Eisenhower, de 34e president van de Verenigde Staten, voormalig generaal van het Amerikaanse leger en eerste opperbevelhebber van de NAVO. Zijn lange lijst met verantwoordelijkheden leidde hem uiteindelijk tot het opstellen van het Eisenhower-principe, vergezeld van de matrix, om hem te helpen zijn dagelijkse taken te prioriteren.

Hoe helpt de Eisenhower-matrix bij het prioriteren van taken?

De Eisenhower-matrix is ontworpen om je te helpen taken uit de weg te gaan die je niet dichter bij het bereiken van je doelen of het vervullen van je verantwoordelijkheden brengen. Als jij het type bent dat de hele dag door brandjes blust, zonder vooruitgang te boeken met je langetermijndoelen, dan is dit misschien wel hét hulpmiddel voor jou. Aan de andere kant kan deze matrix je, als je ten prooi valt aan uitstelgedrag of afleiding, helpen op koers te blijven door taken te vermijden die tijd verspillen en je minder effectief maken.

Dit framework kan je helpen je tijd beter te verdelen tussen tijdgevoelige taken en belangrijke taken die je zullen helpen je doelen te bereiken. Hiervoor is het belangrijk om het verschil tussen dringende en belangrijke taken te begrijpen.

• Belangrijke taken hebben mogelijk geen onmiddellijke resultaten of duidelijke deadlines, maar dragen wel bij aan doelen en verwezenlijking op de lange termijn. Dit kunnen zaken zijn zoals zelfzorg, brainstormen voor een toekomstig project of netwerkactiviteiten.
• Dringende taken hebben bepaalde deadlines en bijbehorende consequenties, en vereisen daarom onmiddellijk je aandacht. Dit kunnen belangrijke vergaderingen of gesprekken met teamleden, het beantwoorden van e-mails of het ophalen van een kind van school zijn.

De sjabloon voor de Eisenhower-matrix in Lucidspark gebruiken

Maak voordat je je Eisenhower-matrix gaat invullen een lijst met je huidige taken. Deze taken kunnen variëren van professionele verantwoordelijkheden tot afspraken of persoonlijke doelen. Sleep de Eisenhower-matrix naar je virtuele whiteboard en sorteer je taken.

Eerst doen: plaats je belangrijkste en meest dringende taken, de taken met duidelijke deadlines, in het kwadrant 'Eerst doen'.

Plannen: je belangrijke, maar niet-dringende taken kun je in het kwadrant 'Plannen' plaatsen, zodat je ze laten in je agenda kunt zetten.

Delegeren: het kwadrant 'Delegeren' moet worden gevuld met dringende, maar minder belangrijke taken die door anderen kunnen worden voltooid. Gebruik Lucidspark- Cards om actiepunten te maken die samenwerkers op hun eigen takenlijst kunnen zetten en vergeet ze niet op te volgen.

Niet doen: ten slotte kunnen alle taken die niet belangrijk of dringend zijn, in het kwadrant 'Niet doen' worden geplaatst. Dit kunnen afleidingen zijn, of taken die geen meetbare waarde hebben.

Gebruik vervolgens Lucidspark's frames om specifieke secties of kwadranten te benadrukken die meer aandacht nodig hebben, persoonlijke of professionele taken te groeperen en je tijdmanagement verder te verduidelijken.