So führen Sie effektive Mitarbeitergespräche: Best Practices

Die meisten Menschen sind keine Fans von Meetings. Und das aus gutem Grund. Allzu oft sind Meetings weder effizient noch produktiv und vermitteln einem am Ende eher das Gefühl, eine langwierige Reise zum Schicksalsberg zurückgelegt zu haben, ohne etwas vorweisen zu können.

Doch in puncto Mitarbeitermanagement gibt es eine Art von Meeting, die durchaus Früchte tragen kann: das persönliche Mitarbeitergespräch.

Effektive Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeitern tragen maßgeblich zur Entstehung eines positiven Arbeitsklimas bei, fördern sowohl die Leistung einzelner Mitarbeiter als auch des gesamten Teams und stärken die Beziehung zwischen Mitarbeitern und Führungskräften.

Doch das effektive Mitarbeitergespräche zu führen ist oftmals eine Herausforderung. Die folgenden Tipps und Best Practices bringen Sie auf den richtigen Weg.

Die Bedeutung effektiver Einzelgespräche MIT MITARBEITERN

Einzelgespräche sind ein wichtiger Bestandteil einer effektiven Mitarbeiterführung.

Mit der richtigen Herangehensweise erleichtern Einzelgespräche es Managern:

• schnell und einfach Rücksprache mit Mitarbeitern zu halten, um auf dem neuesten Stand zu bleiben
• Arbeitsbeziehungen zu stärken
• Mitarbeitern ein Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln
• eine auf Problemlösung und Zusammenarbeit basierte Kultur zu fördern

Darüber hinaus ging aus einer von Quantum Workplace durchgeführten Umfrage hervor, dass 86 Prozent aller hoch engagierten Unternehmen regelmäßig Mitarbeitergespräche führen und diese als wertvollste Kommunikationsstrategie betrachten – wertvoller als jegliche anderen Arten von Geschäftsmeetings oder E-Mails von Führungskräften.

Anders gesagt: Einzelgespräche mit Mitarbeitern sind der Schlüssel zum nachhaltigen Aufbau einer engagierten Arbeitskultur. Tatsächlich dürfte dies kaum verwunderlich erscheinen: Einzelgespräche bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter persönlich kennenzulernen, Vertrauen aufzubauen, Herausforderungen, Hindernisse und Leistungslücken gemeinsam zu überwinden und Gelegenheiten für die zukünftige Weiterentwicklung Ihres Gegenübers zu besprechen. All diese Aktivitäten fördern die Motivation und die Wertschätzung Ihrer Mitarbeiter für ihren Beruf, ihr Team und das Unternehmen.

So bereiten Sie sich auf MITARBEITERGESPRÄCHE vor

Im Folgenden verraten wir Ihnen drei einfache Möglichkeiten, wie Sie Ihre Mitarbeitergespräche vorbereiten können, um einen optimalen Ablauf zu gewährleisten.

Einen kollaborativen Ansatz verfolgen

Einzelgespräche sollten idealerweise ein mitarbeiterorientierter, kollaborativer Prozess sein. Sie können diese Gespräche als Gelegenheit nutzen, bestimmte Themen anzusprechen, doch achten Sie darauf, nicht in einen Monolog zu verfallen.

Nicht vergessen: Mitarbeitergespräche sollten stets ein Austausch zwischen Ihnen und Ihrem Gegenüber sein.

Planen Sie gemeinsam mit dem jeweiligen Mitarbeiter, was Sie besprechen möchten, und definieren Sie die Ziele der Sitzung.

Anbei finden Sie einige Anregungen für mögliche Fragen, wenn Sie ein Mitarbeitergespräch führen:

• Was ist das Wichtigste, was wir diese Woche/diesen Monat besprechen sollten?
• Was beschäftigt Sie zurzeit?
• Gibt es Herausforderungen, Ideen oder Gelegenheiten, die Sie besprechen möchten?

Nutzen Sie die Vorteile von Lösungen wie Lucidspark, um über einen zentralen geteilten Arbeitsbereich effektiver zusammenarbeiten zu können. Das virtuelle Whiteboard gibt Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Flexibilität, gemeinsam Brainstorming-Sitzungen durchzuführen, Aktionspläne zu erstellen und Notizen für die nächste Sitzung zu machen.

Regelmäßige Termine festlegen

Um das Beste aus Einzelgesprächen mit Mitarbeitern herausholen zu können, sollten diese regelmäßig angesetzt werden. Sporadische, unregelmäßige Besprechungen sind weniger effektiv, da es sich in diesem Fall schwierig gestaltet, den Fortschritt im Hinblick auf konkrete Zielen nachzuverfolgen und zu überprüfen, ob Entscheidungen oder Benchmarks auch wirklich befolgt bzw. eingehalten werden.

Hinzu kommt, dass unregelmäßige Sitzungen Ihren Mitarbeitern das Gefühl vermitteln, in Ihrer Liste von Prioritäten zweitrangig zu sein – ein alles andere als förderlicher Umstand, wenn Sie möchten, dass sich Ihr Team wertgeschätzt fühlt.

Bleiben Sie am Ball und legen Sie regelmäßige Termine für Einzelgespräche fest, um die Vorteile dieser Strategie optimal auszuschöpfen. Halten Sie mit Ihren Mitarbeitern Rücksprache darüber, in welchem Takt sie sich mit Ihnen zu ihren Einzelgesprächen treffen möchten und welche Daten/Uhrzeiten für sie in Frage kommen. Dabei ist es wichtig, den Terminplan bei Bedarf anzupassen, wenn sich die Situation und Anforderungen Ihrer Mitarbeiter ändern.

Ein geteiltes Meeting-Dokument erstellen

Effektive Personalgespräche finden nicht in einem Vakuum statt. Halten Sie die wichtigsten Punkte Ihrer Einzelgespräche mit Mitarbeitern schriftlich fest, um sich später darauf berufen zu können, das Bewusstsein für die Verantwortlichkeiten Ihrer Mitarbeiter zu fördern und zukünftige Entscheidungen auf der Grundlage festgehaltener Punkte treffen zu können.

Richten Sie ein geteiltes Dokument ein, das Sie und Ihr Mitarbeiter bearbeiten können, um Notizen zu machen, Feedback festzuhalten und das Gespräch in die richtige Richtung zu lenken.

Mithilfe der Vorlagen für Einzelgespräche von Lucidchart können Sie problemlos Ihre Gespräche dokumentieren und Ideen austauschen.

Agenda und Diskussionsfragen für MITARBEITERGESPRÄCHE

Die Agenda für Einzelgespräche variiert je nach Mitarbeiter und den allgemeinen Zielen, die Sie für jedes Meeting verfolgen.

Es ist jedoch wichtig, Mitarbeitergespräche mit einem konkreten Plan anzugehen, um zu gewährleisten, dass es für beide Parteien produktiv ist. Teilen Sie die Agenda bzw. die Diskussionspunkte im Vorfeld mit Ihrem Mitarbeiter, damit dieser nicht überrumpelt wird und sich vorbereiten kann.

Fragen zur Förderung der Koordinierung

Mitarbeitergespräche sind eine Gelegenheit, die Bemühungen Ihrer Teammitglieder auf die Ziele des Unternehmens auszurichten. Je besser Ihre Organisation in dieser Hinsicht koordiniert ist, desto effektiver kann Ihr Team auf die Unternehmensziele hinarbeiten und Ihre Missionen unterstützen.

Anbei finden Sie ein paar Beispielfragen, die Sie stellen können, um zu ermitteln, inwiefern die Bemühungen Ihrer Mitarbeiter auf die Unternehmensziele ausgerichtet sind, und ihre Verbindung zu ihrer Arbeit und der Unternehmenskultur zu stärken:

• Inwiefern entsprechen Ihre persönlichen Ziele und die Ziele unseres Teams mit den Missionen des Unternehmens?
• Inwiefern ist Ihre Position mit Ihren beruflichen Zielen für die Zukunft vereinbar?
• Entsprechen die Aufgaben im Rahmen Ihrer Rolle Ihren Erwartungen? Warum/warum nicht?
• Welche Aspekte Ihrer alltäglichen Aufgaben gefallen Ihnen am besten?
• Wovon würden Sie gerne weniger tun?
• Wovon würden Sie gerne mehr tun?
• Was könnte unser Team bzw. unser Unternehmen tun, um unsere Mission bzw. unsere Werte besser zu verkörpern?

Fragen für Einzelgespräche zur Nachverfolgung des Fortschritts

Legen Ihre Mitarbeiter eine gute Leistung an den Tag? Die Nachverfolgung und Beurteilung des persönlichen Fortschritts und die Identifizierung von Herausforderungen sind ein wichtiger Bestandteil von Mitarbeitergesprächen.

Nutzen Sie diese Fragen, um die Diskussion in Fahrt zu bringen und Möglichkeiten zur Förderung der Mitarbeiterleistung zu identifizieren:

• Wie laufen Ihre aktuellen Projekte?
• Was steht der erfolgreichen Erledigung Ihrer Aufgaben im Wege? Welche Hindernisse oder Engpässe gibt es?
• Was würde Ihnen bei der Erledigung Ihrer Aufgaben bzw. der Abwicklung von Projekten helfen?
• Wie priorisieren Sie Ihre Projekte oder Aufgaben?
• Welche Erfolge haben Sie verzeichnet? Was hätte besser laufen können?

Teilen von Feedback

Feedback ist keine Einbahnstraße. Nutzen Sie diese Gelegenheit nicht nur, um Ihren Mitarbeitern konstruktives Feedback zu geben und ihnen Unterstützung anzubieten, sondern auch, um sie ihrerseits um Feedback zu bitten. Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, können Sie wertvolle Erkenntnisse darüber gewinnen, wie Sie Ihre Mitarbeiter, Ihr Team und die Mission Ihres Unternehmens möglichst effektiv fördern können.

Anbei finden Sie einige Beispielfragen, die Ihnen den Einstieg erleichtern:

• Verfügen Sie über die nötige Ressourcen und Hilfsmittel, um Ihre Arbeit zu erledigen?
• Inwiefern könnte Ihre Arbeitsumgebung verbessert werden, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern?
• Fühlen Sie sich überfordert/unterfordert oder sind Sie mit Ihrer Arbeitslast zufrieden?
• Wie könnten Sie sich in Ihren Augen als Mitarbeitern verbessern?
• Wie kann ich Ihnen helfen, effektiver oder engagierter zu arbeiten?
• Wünschen Sie sich mehr oder weniger Anweisungen meinerseits? Weshalb?

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Feedback geben, sollten Sie vorbereitet sein und konkrete Beispiele, die das Problem veranschaulichen, und Verbesserungsmöglichkeiten nennen können. Vergessen Sie dabei nicht, das erteilte Feedback und jegliche beschlossenen Maßnahmen schriftlich festzuhalten, damit Sie beim nächsten Einzelgespräch darauf zurückkommen können.

Weiterentwicklung von Mitarbeitern

Die Personalentwicklung ist wichtig, um Ihre Mitarbeiter auf Dauer zu binden. Wenn Sie in Coaching-, Mentoring- und Entwicklungsmöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter investieren, vermitteln Sie Ihnen, dass Sie ihre Arbeit zu schätzen wissen und nicht nur die Unternehmensziele, sondern auch ihr persönliches Wachstum fördern möchten.

Nutzen Sie Einzelgespräche als Gelegenheit, über die Situation Ihrer Mitarbeiter auf dem Laufenden zu bleiben und herauszufinden, wie Sie sie beim Erreichen ihrer kurz- und langfristigen Karriereziele unterstützen können.

• In welchen Bereichen möchten Sie Fähigkeiten bzw. Erfahrung aufbauen?
• An welchen Aufstiegsmöglichkeiten haben Sie Interesse?
• Haben Sie Interesse an einer Führungsrolle?
• An welchen Kompetenzen arbeiten Sie, um Ihre beruflichen Ziele zu erreichen?
• Welche zusätzlichen Aufgaben wünschen Sie sich?
• Wie können wir Ihnen helfen, Ihre Karriere zu fördern?

Nachverfolgung

Pläne und Ziele bleiben Pläne und Ziele, wenn keine Maßnahmen ergriffen werden, um sie umzusetzen. Vergessen Sie nicht, die im Rahmen Ihres letzten Einzelgesprächs besprochenen Aufgaben und Entscheidungen in Form von Follow-up-Gesprächen nachzuverfolgen. So stellen Sie sich, dass sowohl Sie selbst als auch Ihre Mitarbeiter die Verantwortung für die Umsetzung von Zielen übernehmen und in der Zeit zwischen Meetings aktiv auf diese hinarbeiten.

Ziehen Sie die im Rahmen des letzten Mitarbeitergesprächs angefertigten Notizen zurate, um die nächsten Diskussionspunkte zu bestimmen, auf früheres Feedback zurückzukommen und Fortschritte zu beurteilen.

• Wie kommen Sie im Hinblick auf die bei unserem letzten Gespräch diskutierten Ziele voran?
• Wie effektiv ist der Aktionsplan? Sollten wir Änderungen an Ihren Aufgaben oder dem Zeitplan vornehmen?
• Bekommen Sie genügend Unterstützung?

Schritte NACH DEM MITARBEITERGESPRÄCH

Beenden Sie Mitarbeitergespräche mit einer produktiven Note, indem Sie konkrete auf die nächsten Schritt eingehen. So wissen Sie und Ihr Gegenüber, wie die während des Meetings besprochenen Punkte in die Tat umgesetzt werden können.

• Was hat diese Woche Priorität?
• Wie sehen meine Aufgaben aus? Wer ist für die Nachverfolgung verantwortlich?
• Gibt es ein Thema, das wir beim nächsten Mal besprechen sollten?

Einzelgespräche mit Mitarbeitern müssen keine lästige Pflicht sein. Mit der richtigen Vorbereitung und Einstellung können sie der Schlüssel zum Aufbau hoch engagierter, leistungsorientierter Teams sein.

Gestalten Sie Ihre Einzelgespräche mit Lucidspark effektiver.