Comment mener un entretien individuel efficace

La plupart des gens n’aiment pas trop les réunions. Et pour de bonnes raisons. Trop souvent, elles sont inefficaces, et elles ont beau s’éterniser, vous avez parfois l’impression de ne rien en retirer.

Pourtant, en matière de gestion des employés, l’entretien individuel est incontournable.

Ces réunions avec vos collaborateurs sont indispensables pour instaurer un environnement de travail harmonieux, stimuler les performances individuelles et collectives, et développer des relations fructueuses entre les employés et leurs responsables.

Cependant, il n’est pas toujours facile de conduire efficacement des réunions en tête-à-tête. Les conseils et les bonnes pratiques ci-dessous vous aideront à y parvenir.

L’intérêt de l’entretien individuel pour le salarié

Les entretiens individuels sont une composante importante de votre panoplie d’outils de gestion des employés.

Réalisées efficacement, ces réunions en tête-à-tête aident les responsables à :

• organiser des bilans rapides et simples ;
• renforcer les relations de travail ;
• veiller à ce que les employés se sentent valorisés ;
• encourager la résolution de problèmes et la collaboration.

En outre, Quantum Workplace a constaté que 86 % des entreprises très investies organisent régulièrement des entretiens individuels avec leurs employés et les considèrent comme leur principale stratégie de communication, avant les réunions d’entreprise et les e-mails de la direction.

En d’autres termes, l’objectif des l’entretien individuel est d’entretenir et de préserver la motivation sur le lieu de travail. Et c’est logique. Les réunions en tête-à-tête vous donnent l’occasion d’apprendre à connaître personnellement vos collaborateurs, d’instaurer un climat de confiance, d’aborder ensemble les défis, les obstacles et les problèmes de performance qu’ils rencontrent, ainsi que d’identifier leurs opportunités de développement. Toutes ces activités stimulent la motivation et aident les employés à se sentir impliqués dans leur travail, leur équipe et l’organisation dans son ensemble.

Préparer les entretiens individuels côté employeur

Voici trois manières simples de planifier vos entretiens individuels pour en tirer le meilleur parti.

Adoptez un état d’esprit collaboratif

Dans l’idéal, les entretiens individuels devraient être principalement animés par les employés et reposer sur la collaboration. Vous pouvez profiter de ces conversations pour aborder des points spécifiques, mais ne monopolisez pas la discussion.

Rappelez-vous : il s’agit d’un échange, pas d’un cours magistral.

Travaillez avec votre subordonné direct pour planifier l’ordre du jour et fixer des objectifs pour la réunion.

Posez des questions telles que :

• Quel est le sujet le plus important dont nous devons discuter cette semaine/ce mois ?
• Qu’est-ce qui vous préoccupe ?
• Existe-t-il des difficultés, des suggestions ou des opportunités dont vous souhaitez discuter ?

Profitez de solutions comme Lucidspark pour collaborer plus efficacement en partageant un espace de travail unique. Son tableau blanc virtuel permet à vos collaborateurs et à vous-même de réfléchir ensemble, de définir des plans d’action et d’enregistrer vos notes pour votre prochaine rencontre.

Fixez des rencontres périodiques

Pour profiter au maximum de vos entretiens individuels, vous devez prévoir d’en organiser régulièrement. Les réunions ponctuelles et peu fréquentes sont moins efficaces, car il est difficile de suivre l’évolution des objectifs et de respecter les décisions ou les résultats escomptés en l’absence de bilans réguliers.

De plus, des réunions irrégulières laissent entendre à vos employés qu’ils ne sont pas considérés comme une priorité, ce qui n’est pas souhaitable si vous cherchez à valoriser votre équipe.

Assurez le suivi et tirez le meilleur parti de vos entretiens individuels en établissant un programme de réunions périodiques. Consultez vos employés pour déterminer la fréquence et le moment qui leur conviennent le mieux. Et n’ayez pas peur d’adapter votre emploi du temps si leurs besoins évoluent.

Créez un document de réunion partagé

Pour être efficaces, les entretiens individuels ne doivent pas se dérouler hors contexte. Conservez un registre précis de vos échanges afin de responsabiliser vos collaborateurs, de vous référer aux précédentes discussions et de clarifier vos décisions futures.

Présentez l’ordre du jour de votre réunion sur un document partagé grâce auquel vous et votre employé pourrez collaborer, prendre des notes, consigner vos réactions et orienter la discussion.

Lucidchart vous permet de documenter facilement votre entretien et de partager des idées grâce à ce modèle basique de réunion en tête-à-tête.

Ordre du jour de l’entretien individuel et sujets de discussion

L’ordre du jour de vos entretiens individuels est variable selon l’employé que vous recevez et les objectifs généraux que vous avez pour chacun d’eux.

Cependant, il est important d’aborder ces conversations avec un plan établi pour garantir une rencontre productive. Assurez-vous de partager l’ordre du jour ou les sujets de discussion avec votre employé à l’avance afin qu’il ne soit pas pris au dépourvu et qu’il puisse se préparer.

Questions pour un entretien individuel

Les entretiens individuels sont l’occasion de renforcer la cohésion entre l’entreprise et les membres de votre équipe. Plus votre organisation est en phase, plus votre équipe contribuera efficacement à atteindre les objectifs et à soutenir la mission globale de l’entreprise.

Voici quelques questions que vous pouvez poser pour évaluer cet alignement et aider vos employés à se sentir davantage concernés par le travail et la culture de l’entreprise :

• Selon vous, en quoi vos objectifs et ceux de notre équipe s’intègrent-ils à la mission de l’entreprise ?
• En quoi ce poste correspond-il à vos aspirations professionnelles ?
• Les responsabilités de votre rôle répondent-elles à vos attentes ? Pourquoi/pourquoi pas ?
• Qu’est-ce qui vous passionne le plus dans vos responsabilités quotidiennes ?
• Qu’est-ce que vous aimeriez faire moins souvent ?
• Qu’est-ce que vous aimeriez faire plus souvent ?
• Comment notre équipe et notre organisation pourraient-elles mieux incarner notre mission et nos valeurs ?

Questions à poser lors des entretiens individuels pour suivre l’avancement

Quel est le niveau de performance de vos employés ? Un entretien individuel réussi doit permettre de suivre et de mesurer les progrès accomplis ainsi que d’identifier les difficultés rencontrées.

Utilisez ces questions pour lancer la discussion et découvrir des moyens de renforcer la performance de vos collaborateurs :

• Comment se déroulent vos projets actuels ?
• Qu’est-ce qui vous empêche d’accomplir votre travail ? Quels sont les obstacles ou les goulots d’étranglement ?
• Qu’est-ce qui vous aiderait à mener à bien vos projets ou vos tâches ?
• Comment hiérarchisez-vous vos projets ou vos tâches ?
• Qu’est-ce qui a bien marché ? Qu’est-ce qui aurait pu être amélioré ?

Partager des commentaires lors d’un entretien individuel

Le retour d’information fonctionne dans les deux sens. Fournissez un feedback constructif et un accompagnement à vos collaborateurs, et profitez de l’occasion pour solliciter leurs commentaires suite à l’entretien individuel. En posant les bonnes questions, vous pouvez recueillir des informations précieuses sur ce que vous pouvez faire pour renforcer leur soutien, celui de l’équipe et la mission de votre entreprise.

Voici quelques exemples de questions pour vous aider :

• Disposez-vous des ressources et des outils dont vous avez besoin pour accomplir votre travail ?
• Qu’est-ce qui pourrait être amélioré dans votre environnement de travail pour vous aider à travailler plus efficacement ?
• Vous sentez-vous surchargé, insuffisamment sollicité ou bien à l’équilibre ?
• Comment pensez-vous pouvoir vous améliorer en tant qu’employé ?
• Comment puis-je vous aider à être plus efficace ou à vous impliquer davantage ?
• Souhaitez-vous recevoir plus ou moins de directives de ma part concernant votre travail ? Pourquoi ?

Si vous formulez des commentaires pour un entretien individuel, préparez-vous à donner des exemples précis du problème et de la façon dont il pourrait être amélioré. Et n’oubliez pas de documenter ces informations ainsi que les mesures que vous et votre employé envisagez de prendre afin de pouvoir assurer leur suivi lors de votre prochaine rencontre.

Développement professionnel

Le développement professionnel joue un rôle important pour mobiliser et fidéliser vos employés. Offrir à vos employés des programmes de coaching, de mentorat et de formation montre que vous appréciez leur contribution et que vous souhaitez les voir évoluer au sein de l’entreprise.

Profitez de vos entretiens individuels pour faire le point avec vos employés et découvrir comment vous pouvez soutenir leurs objectifs de carrière à court et à long terme.

• Quelles compétences ou expériences souhaitez-vous développer ?
• Quelles sont les possibilités d’avancement qui vous intéressent ?
• Souhaitez-vous diriger d’autres personnes ?
• Quelles compétences développez-vous pour atteindre vos objectifs d’avancement professionnel ?
• Quelles responsabilités supplémentaires souhaiteriez-vous endosser ?
• Comment pouvons-nous vous aider à développer votre carrière ?

Réunion de suivi

Les plans et les objectifs resteront de belles paroles si vous ne passez pas à l’action. Pensez à faire un suivi des tâches et des décisions issues de votre dernière réunion individuelle afin de vous assurer que vous et votre employé êtes tous deux impliqués et actifs d’une rencontre à l’autre.

Reprenez les notes de la réunion précédente pour définir vos prochains sujets de discussion, vérifier que vos commentaires ont été pris en compte et évaluer les progrès accomplis.

• Où vous situez-vous par rapport aux objectifs que nous avons fixés la dernière fois ?
• Comment se déroule le plan d’action ? Est-il nécessaire d’apporter des modifications à vos tâches ou au calendrier ?
• Recevez-vous suffisamment de soutien ?

Étapes suivantes

Pour finir, terminez votre réunion en indiquant clairement les prochaines étapes à suivre. Vous pourrez ainsi conclure la conversation sur une touche productive, en vous assurant que vous connaissez tous deux les suites à donner aux sujets que vous venez de traiter.

• Quelles sont les priorités pour cette semaine ?
• Quelles sont mes missions ? Qui assurera le suivi ?
• Existe-t-il un point sur lequel nous devrons nous pencher lors de la prochaine rencontre ?

Les entretiens individuels n’ont pas besoin d’être une corvée. Avec la préparation et l’état d’esprit adéquats, ils seront votre atout secret pour renforcer l’implication et les performances de vos équipes.

Lancez vos conversations dès aujourd’hui avec Lucidspark.