ビジネスの世界では、プロジェクトにさまざまな人が関与してきます。新しい施策やプロジェクトを開始するまでには、マネージャー、役員や顧客など、多彩な人からの支持とサポートが必要となります。こうした人々のことを「ステークホルダー」と呼びます。

ステークホルダーには、プロジェクトが始まる前にその成否を決めてしまうほどの影響力があります。したがって、ステークホルダーの特定、ステークホルダーの提供するインプットのレベル、プロジェクト全体を通じて関与してもらうために必要となるコミュニケーションの内容を理解することが非常に重要です。

ただ、ステークホルダーが誰かを一人ひとり特定したり、全期間を通じて追跡し、参画してもらうのも、大規模なプロジェクトや複雑なプロジェクトではそう容易ではありません。

ここで役立つのがステークホルダー分析とステークホルダーマッピングです。このガイドでは、プロジェクトの開始から終了までのパスを描き出すのにすぐに役立つ内容を説明します。

ステークホルダーマッピングとは？

マップ (地図) とは、土地の配置を示し、A地点からB地点まで到達するための方法を教えてくれるものです。プロジェクト管理において、ステークホルダーマッピングとは、避けたい潜在的な危険や障壁を含め、プロジェクトの環境とプロジェクトで関わるステークホルダーの生態系を明らかにし、視覚化する過程を指します。これらを把握できれば、確信をもってプロジェクトを進め、あらゆるレベルのステークホルダーとより効果的に協業できるようになります。

ステークホルダー分析から始める

ステークホルダーマップを作り始める前に、まず分析を行います。

ステークホルダーを分析し、マップ化することで以下のようなメリットが得られます。

• 主要プレイヤーを早期に特定できる
• プロジェクトの目標と計画にステークホルダーの目線を合わせられる
• 競合や懸念事項を明らかにして対処できる

ステークホルダー分析は、ステークホルダーを特定し、その関心、影響力、財務的投資内容などの関連事項に基づいて優先順位付けを行う上で役立ちます。ステークホルダーが誰か、何を必要としているか、プロジェクトにどのような影響を及ぼすかが分かれば、意思決定の改善、効果的なコミュニケーションや必要な支持の獲得もスムーズに進みます。

こうした情報を集めれば、見やすいステークホルダーマップへと仕上げることができます。

プロジェクトのパスを描き出す

ステークホルダーマップとは、完了したステークホルダー分析をビジュアル (またはロードマップ) 化したものです。ステークホルダーマッピングツールは、分析を分かりやすく明確なビジュアルに変え、ステークホルダーエンゲージメントのためのアクションプランを作り出す上で役立ちます。マップは、単純なグリッドやスプレッドシート形式のほか、Lucidspark などのデジタルホワイトボードでも作成できます。

ステークホルダーマップを使うべきタイミング

ステークホルダーマップはどんなプロジェクトにも役立ちますが、複数の役職、部門や組織にまたがる大規模なプロジェクトの場合に特に便利です。こうした規模のプロジェクトには、管理を成功させ、プロセスの効率化と確実な支持を得るため、明確で高度なコミュニケーションが求められます。

つまり、大きなプロジェクトを控えているタイミングでぜひ使いたいツールといえます。ステークホルダーの数が多すぎると対応も難しくなりますが、プロジェクトの途中で立ち往生するのを避けるためにマップを活用しましょう。

ステークホルダーマップの作成が重要な理由

まだステークホルダーマップの重要性が理解できないなら、こう考えてみましょう。ステークホルダーマップは、ステークホルダーを確実に特定し、管理するために役立つツールです。その場その場で対応していくこともできますが、明確なアクションプランがあれば成功の確度も高くなるはずです。

ステークホルダーマッピングと分析は、以下に役立ちます。

• 重要なステークホルダーを早い段階で関与させ、プロジェクトの開始に必要となる重要なインプットやサポートを得る。
• 必要なリソースを確保し、プロジェクトを前進させる勢いをつける。
• プロジェクト全体でコミュニケーションを改善し、ステークホルダー間の共通理解を築いて、目標や計画を共有し、プロジェクト期間を通じてサポートを得る。
• ステークホルダーの質問、懸念事項やニーズを予測し、より効果的なメッセージの発信やステークホルダーの満足度を高める意思決定につなげる。

ステークホルダーへの理解を深めるほど、コミュニケーションの質も高まり、サポートも得やすくなります。その道案内役としてステークホルダーマップを活用しましょう。

ステークホルダー分析の方法

ステークホルダー分析には、主に以下の3つのステップがあります。

1. ステークホルダー候補を特定する

最初のステップでは、誰がステークホルダーとなるかをブレインストーミングします。ステークホルダーには、自社の経営陣、チームメンバーや部門責任者などの社内の人物に加え、顧客や顧客関係者、エンドユーザーなどの外部の人物も含まれます。

ステークホルダー候補を検討する際には以下の内容に注意します。

• このプロジェクトに最も影響を与えたのは誰か？
• このプロジェクトから最も影響を受けるのは誰か？
• 必要なリソースを管理するのは誰か？
• 財務上の利益や関心をもつのは誰か？
• 中心的なステークホルダーではないものの重要な人物 (別部門のリーダーなど) は？

このステップが終わるころには、評価対象となる候補が固まるはずです。

2. ステークホルダーの優先順位を付ける

ステークホルダーの一覧が完成したら、相対的な重要度とプロジェクトに対する影響度に基づき、優先順位を付けていきます。同じステークホルダーの中にも、プロジェクトの方向性やリソース配分について他の人よりも発言力の強い人がいます。こうした主要プレイヤーを見つけ、効果的にコミュニケーションを取ることが、プロジェクトを通じて支持を得る上では重要です。

ここでは、ステークホルダーマトリックスを使ってプレイヤーを整理するのが便利です。影響力と関心に従ってステークホルダーを整理すると、以下を始め、必要となる対応方法が見えてきます。

• 満足させ続ける (影響力大、関心小)
• 緊密に管理する (影響力大、関心大)
• 定期的に情報提供する (影響力小、関心大)
• 監視し、ニーズを予測する (影響力小、関心小)

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例えば、影響力が強いものの関心があまりないステークホルダーに対しては、影響力が強く、かつ関心も強いステークホルダーに対してよりも情報提供やエンゲージメントの必要性が低くなるでしょう。

影響力と関心の強いステークホルダーに対しては、それだけ情報提供とエンゲージメントの必要性も大きくなります。こうしたステークホルダーは常に満足させておかないと、重要な資金などのリソースに対する承認が得られず、プロジェクトが危険に晒される可能性もあります。

3. ステークホルダーエンゲージメントの計画を作成する

この情報を元に、プロジェクトの全期間を通じてステークホルダーと関与するための計画を作成します。

以下のような要素を考慮します。

• 感情的に関心があるのは誰か？
• 各ステークホルダーの主な動機や優先事項は何か？
• 最大の支持者や共感者は誰か？
• 懐疑的な人や否定的な人は誰か？

こうした質問に答えてみることで、各ステークホルダーといつ、どのように関わるべきかが見えてきます。また、最大の支持者となりそうな人や、障壁となりそうな人も分かってきます。

ステークホルダーマップは、プロジェクトの対象範囲でさまざまなプレイヤーが関与する箇所を可視化し、各自の動機、優先事項やサポートレベルを確認するためのツールとして最適です。ステークホルダー間の既存のつながりに特に注意しながら、意欲的でないステークホルダーをも説得できそうな人を見つけていきましょう。

Lucidspark なら、すぐに使えるテンプレートを活用してマップ作成を開始できます。

ホワイトボードにバーチャル付箋やコメントを直接追加したり、色分けしてステークホルダーの情報を整理すれば、全体像の把握もスピーディ。手軽な共有や@mentions機能を使えば、チームメンバーとコラボレーションもスムーズです。Lucidspark の無限のキャンバスを活用してカスタムのフローチャートや意思決定タイムラインを追加し、プロジェクトの開始から完了まで、ステークホルダーの管理や方向性の共有に活用することができます。