Comment organiser une réunion post-mortem de projet efficace

Les réunions post-mortem consistent à faire le bilan de toutes les étapes d’un projet afin de déterminer les aspects positifs et ceux à améliorer. Ce type de réunions devrait aider les membres de votre équipe à identifier les améliorations à apporter au processus et à s’assurer que les problèmes d’efficacité que vous avez pu rencontrer ne se répètent pas. 

Nous allons vous expliquer comment organiser un post-mortem de projet efficace et répondrons aux questions les plus courantes afin de vous permettre d’améliorer vos processus au fil du temps.

Préparer la réunion post-mortem d’un projet

La clé de la réussite des réunions post-mortem ? L’organisation. Si votre entreprise n’en a jamais animé, la première réunion pourra vous sembler un peu bancale. Mais vous pouvez y arriver, il vous suffit de suivre les étapes ci-dessous.

1. Organisez l’ordre du jour 

Le travail le plus fastidieux ne devra être effectué qu’une seule fois. Dès que vous aurez défini un ordre du jour pour la première réunion, vous n’aurez plus qu’à le modifier pour les réunions suivantes. Dans l’idéal, cet ordre du jour devrait inclure :

• Ce qui a fonctionné (aspects positifs)
• Ce qui n’a pas fonctionné (aspects négatifs)
• Les résultats (avez-vous atteint votre objectif ?)
• Des suggestions d’amélioration
• Étapes suivantes

Pour gagner du temps, vous pouvez envoyer un sondage aux participants de la réunion post-mortem afin de recueillir de manière anonyme leur avis sur ce qui leur semble avoir fonctionné ou non. L’anonymat du sondage peut vous permettre d’obtenir des retours plus honnêtes et de gagner du temps pendant la réunion, car vous pourrez discuter immédiatement des améliorations à mettre en œuvre et aborder les prochaines étapes. Ce sondage vous aidera également à déterminer l’ordre du jour de la réunion.

2. Désignez un modérateur 

Il s’agit généralement du chef de projet, mais vous pouvez également désigner un deuxième animateur, plus neutre. Le rôle du modérateur consiste à veiller à ce que la réunion ne s’éloigne pas du sujet, à envoyer l’ordre du jour avant la réunion et à fournir un récapitulatif général du projet.

3. Définissez des règles pour la réunion 

Comme vous l’avez peut-être deviné, pour effectuer une l’analyse post-mortem d’un projet, vous devez impérativement définir des paramètres. En voici quelques-uns :

• Restez objectif. Ne blâmez personne nommément.
• Pas de téléphones ni d’ordinateurs portables pour éviter les sources de distraction.
• Restez positif. 

4. Célébrez les réussites 

Avez-vous déjà fait appel à un coach sportif ? Si c’est le cas, vous savez que plus votre coach vous encourage, plus vous vous dépassez, ce qui ne sera pas le cas s’il relève tout ce qui ne va pas dès que vous faites un effort. 

Ce principe vaut également pour les projets : les encouragements sont beaucoup plus stimulants que les reproches. Envisagez de vous réserver un peu de temps pendant la réunion post-mortem pour faire un tour de table et identifier les réussites de chaque participant. Soyez précis et remerciez chaque personne pour sa contribution. Ce type de reconnaissance permettra aux membres de votre équipe de se sentir valorisés.

5. Désignez un preneur de notes 

Cela est particulièrement important si vous avez décidé de bannir les téléphones et les ordinateurs portables de la réunion post-mortem. Le preneur de notes est chargé d’effectuer un compte-rendu minutieux pendant la réunion. À la fin de celle-ci, il doit affiner ses notes et indiquer les prochaines étapes (en précisant qui en a la charge).

Les avantages de l’analyse post-mortem d’un projet

Ce processus post-mortem pourrait vous sembler fastidieux, car vous avez un autre projet sur le feu, et il y a toujours quelque chose de plus à faire. Mais prendre le temps d’organiser une réunion post-mortem peut être payant :

Amélioration de l’efficacité

Dans le domaine du sport automobile, les équipes de ravitaillement sont capables de travailler efficacement et à toute vitesse, car elles ont analysé comment elles pouvaient gagner quelques secondes ou millisecondes pendant un arrêt aux stands. De la même manière, plus votre équipe maîtrisera un processus et plus elle l’aura analysé dans le but de l’améliorer, plus vos projets seront efficaces.

Amélioration de l’état d’esprit 

Lors des étapes intermédiaires d’un projet, il se peut que votre équipe ait du mal à rester motivée. Elle a probablement rencontré des obstacles et passé de longues soirées à résoudre des problèmes. Le fait d’organiser une réunion post-mortem peut permettre aux membres de votre équipe de voir le résultat de tous leurs efforts et de retrouver leur motivation. Ils seront plus enthousiastes à l’idée de travailler sur le prochain projet et se souviendront que, malgré quelques moments d’insatisfaction, ils peuvent être fiers de leurs accomplissements.

Renforcement du travail d’équipe 

Les réunions post-mortem permettent à vos équipes de mieux se connaître et de comprendre les capacités et les styles d’apprentissage préférés de chaque participant. Ce rapprochement renforcera leur cohésion et les aidera à travailler de concert.

Identification des erreurs 

Ce sujet peut paraître sensible, et en effet, si vous abordez les erreurs de la mauvaise manière, votre réunion post-mortem pourrait laisser un goût amer. Or, en réalité, les erreurs constituent des opportunités d’apprentissage inestimables. Une fois que vous avez identifié les erreurs d’un point de vue objectif, votre équipe ne les répétera probablement plus.

Clôture des projets 

Le fait de mettre en place une sorte de rituel pour marquer la fin de projet peut présenter de nombreux avantages. Votre réunion post-mortem indique à votre équipe que le projet est terminé : elle n’a plus à s’inquiéter de points en suspens ni à se réveiller en sursaut en pleine nuit par peur de manquer les délais. Utiliser les réunions post-mortem comme un moyen de clôturer vos projets vous donnera, à vous et votre équipe, un sentiment d’accomplissement et de finalité.

Célébration de vos réussites 

L’objectif des réunions post-mortem ne se limite pas à pointer du doigt les erreurs ou à analyser les processus en vue de les améliorer ; elles visent également à valoriser vos accomplissements. À mesure que vous organiserez des réunions post-mortem, vous aurez de plus en plus de choses à fêter, et c’est justement ce qui rend les réunions post-mortem si intéressantes.

Documentation de l’analyse post-mortem

Tout le travail que vous avez accompli lors de vos réunions post-mortem ne servira à rien si vous ne le consignez pas par écrit. Voici comment procéder :

Optimisez la réussite des projets et la collaboration avec des outils et/ou logiciels dédiés aux réunions post-mortem : vous pouvez utiliser des gabarits de post-mortem de projet pour gagner du temps tout en normalisant l’analyse des réunions. Conservez ces modèles sur le cloud afin que tout le monde puisse accéder à tout moment aux notes issues des réunions post-mortem. Les participants doivent également être en mesure d’ajouter des informations ou des remarques qui n’ont peut-être pas été capturées par le preneur de notes lors de la réunion. De même, les membres de votre équipe pourraient bien vouloir partager de nouvelles idées après avoir pris un peu de recul sur la réunion.

Travaillez sur des pistes d’action : vous avez donc trouvé des moyens ingénieux pour améliorer l’efficacité de votre processus. Et maintenant ? Votre preneur de notes doit indiquer qui sont les personnes responsables de chaque action. Vous devez également résumer les principaux enseignements et points à retenir de la réunion. Il s’agit d’une version abrégée de vos réunions que même ceux dont l’emploi du temps est surchargé pourront assimiler en coup d’œil.

Les réunions post-mortem peuvent, à première vue, sembler n’être qu’une vague réunion de plus. Or, il s’agit en réalité d’un outil puissant pour repenser les processus et améliorer leur efficacité. C’est aussi une activité à laquelle les membres de votre équipe peuvent se réjouir de participer afin de voir leurs efforts publiquement reconnus. 

Le post-mortem de gestion de projet est un concept judicieux et un moyen nécessaire pour améliorer constamment les performances de votre équipe. Ces réunions peuvent vous aider à atteindre le niveau d’efficacité dont vous avez toujours rêvé au sein de vos équipes et à transformer ces dernières en véritables génies créatifs.