O que é Business Case e como fazer um

Talvez você conheça o ditado "Dinheiro chama dinheiro". O conceito é simples: gerar receita e expandir seu negócio requer algum tipo de investimento de capital. Quando você quer começar um novo projeto, é provável que precise gastar algum dinheiro. E é provável que o dinheiro que você queira gastar não seja o seu próprio.

Um business case pode ajudar a convencer investidores e outras partes interessadas de que é uma boa ideia investir o dinheiro deles no seu novo projeto. 

Claro que assegurar os recursos financeiros não é a única coisa que você precisa, pois só gastar dinheiro não vai garantir o sucesso. Você também precisa explicar por que as partes interessadas devem apoiar e investir no seu projeto, quais serão os benefícios, se os benefícios superam os custos e quais são os riscos potenciais, como o projeto se ajusta às metas e à visão da empresa e assim por diante.

É aqui que um business case bem escrito pode ajudar a definir e adquirir tudo o que você precisa — finanças, equipamentos, materiais, treinamento, tempo, esforço etc. — para iniciar um novo projeto.

O que é um business case?  

Um business case pode ser um documento escrito ou uma apresentação visual que descreve a lógica e a justificativa para começar um novo projeto ou outro tipo de iniciativa. A ideia é persuadir a gerência sênior, os tomadores de decisão e outras partes interessadas a aprovar, apoiar e fornecer recursos financeiros para o seu novo projeto. 

Basicamente, o seu caso de negócio deve informar as partes interessadas e os tomadores de decisão:

• Por que você acredita que esse projeto precisa ser iniciado.
• Quais são as opções disponíveis.
• Os benefícios das opções disponíveis.
• Riscos potenciais associados às opções.
• Custos estimados.
• Cronogramas projetados.
• Como você medirá o sucesso do projeto.

Essencialmente, você quer que o caso de negócio convença as partes interessadas de que investir no seu projeto valerá a pena e trará benefícios.

Por que você precisa de um business case?

Nem sempre você precisará de um business case. Por exemplo, um novo projeto pode incluir atualizações ou melhorias em um produto bem-sucedido já existente. É provável que essas atualizações e melhorias já tenham sido contabilizadas no plano orçamentário.

Mas, se você estiver propondo uma nova iniciativa ou um projeto que exigirá uma quantidade significativa de recursos comerciais, provavelmente precisará de um business case para explicar por que necessita de mais dinheiro e recursos.

Aqui estão as principais razões para desenvolver um business case:

• Fornecer a justificativa e as evidências que ajudarão os tomadores de decisão a compreender a necessidade do projeto e os benefícios que ele trará
• Demonstrar o ROI esperado para que os tomadores de decisão possam priorizar e alocar os recursos necessários para a iniciativa
• Analisar riscos e incertezas potenciais. Isso permite que os decisores formulem estratégias para reduzir riscos antes de aprovarem o projeto
• Permitir que as partes interessadas avaliem de forma objetiva a viabilidade do projeto
• Avaliar o impacto potencial que o projeto terá nas operações comerciais
• Obter a adesão das partes interessadas, comunicando os objetivos, benefícios e riscos do projeto
• Depois que o projeto for aprovado, você poderá usar o business case como referência para medir e avaliar o desempenho do projeto
• Descrever como o projeto cumprirá os requisitos legais e regulamentos aplicáveis
• Auxiliar você e as partes interessadas a determinar a viabilidade e a capacidade de finalizar o projeto no prazo, dentro do orçamento e atingindo os resultados esperados

Quem deve estar envolvido na elaboração de um business case?

Embora você possa ser o responsável final pela elaboração de um business case, você não precisa fazer isso sozinho. Procure receber opiniões e colaborar com várias pessoas de toda a sua organização. Essas pessoas podem ser especialistas no assunto, analistas financeiros, analistas de mercado, membros da equipe de TI, profissionais de RH, redatores técnicos entre outros. As pessoas específicas que você pedirá para colaborar no business case dependerão da natureza do projeto e da complexidade dele.

Para ajudar você a garantir que todos os membros da equipe estejam alinhados e trabalhando em direção aos mesmos objetivos, considere usar o Lucidspark. O Lucidspark tem as ferramentas e os modelos para você fazer brainstorming e colaborar em tempo real com os membros da equipe, não importa onde estejam. 

Quando todos os membros da equipe estão alinhados e colaboram efetivamente, fica mais fácil elaborar um business case bem fundamentado. É mais provável que o business case trate de vários riscos e preocupações e, ao mesmo tempo, ofereça às partes interessadas uma justificativa sólida para levar o projeto adiante.

Como escrever um business case

Agora você tem uma ideia do que é um business case e quem deve estar envolvido na criação dele. A próxima etapa é o processo de elaboração do business case.

Tenha em mente que você está tentando persuadir os tomadores de decisão a apoiar ou financiar o seu projeto. Portanto, certifique-se de que o documento seja interessante, conciso e inclua todas as informações que as partes interessadas precisam saber. Evite jargões e use palavras e frases simples e fáceis de ler que descrevam a sua visão e os benefícios de apoiar o seu projeto.

O número de etapas envolvidas na elaboração de um business case pode variar dependendo da iniciativa ou do projeto em que você está trabalhando. Veja abaixo um conjunto de etapas que você pode usar para escrever seu business case.

Etapa 1: Reunir informações

Esta etapa serve para incentivar a colaboração entre os membros da equipe. O envolvimento deles pode ajudar a ver as coisas a partir de várias perspectivas e a elaborar um business case bem pensado e confiável.

Sessões de brainstorming usando um modelo de brainstorming incentivam os membros da equipe a compartilhar e expandir as ideias. Trabalhar em conjunto no mesmo documento pode ajudar você a:

• Definir qual é o problema.
• Desenvolver possíveis soluções.
• Determinar quais são as melhores soluções.
• Identificar o impacto que a solução pode ter sobre a equipe e a empresa.

Etapa 2: Escreva o documento do business case

Usando as informações que você reuniu, compile todas as partes do seu business case. Um documento de business case pode incluir:

Resumo executivo 

É uma visão geral sucinta que fornece ao seu público-alvo os pontos principais, os objetivos e as recomendações de forma rápida e acessível, sem a necessidade de ler o documento completo. Esse resumo aparecerá no início do documento, mas talvez você queira escrevê-lo após finalizar as demais seções do documento.

Declaração do problema

Defina o problema ou a questão que seu business case abordará de forma breve, específica, compreensível e que possa ser colocada em prática.

Objetivos

Use o método SMART para definir as metas e os objetivos no business case. Alinhe essas metas e os objetivos com as metas estratégicas da empresa e descreva como seu projeto vai alcançá-las.

Soluções e opções preferidas

Inclua uma breve descrição da sua solução preferida para resolver o problema apresentado. Ela deve incluir a lógica usada para você concluir que esta é a solução preferida e uma análise de custo-benefício da solução.

Alternativas e opções

Apresente soluções e abordagens alternativas para solucionar o problema que você apresentou. Inclua uma análise de custo-benefício para cada solução alternativa.

Estimativas de custo

Descreva aqui os custos estimados do projeto. Esses custos podem incluir capital inicial, aquisição de recursos, custos operacionais contínuos, custo total de propriedade, manutenção, suporte etc.

Benefícios

Descreva como você espera que a empresa se beneficie ao iniciar este projeto. Não se esqueça de incluir benefícios quantitativos e qualitativos e de calcular o retorno esperado do investimento.

Avaliações de risco

Descreva os riscos potenciais associados ao projeto. Inclua a probabilidade de que o risco ocorra e qual pode ser o impacto. Descreva suas estratégias para mitigar riscos.

Estimativa de prazos 

Crie uma linha do tempo de alto nível que inclua marcos e resultados importantes. Estime quanto tempo será necessário para concluir todo o projeto.

Requisitos de recursos

Liste os recursos financeiros, materiais, tecnológicos e humanos necessários para concluir o projeto.

Recomendação

Use esta seção para resumir as conclusões da sua pesquisa neste caso de negócio. Inclua fatos e números que sustentem a sua recomendação de prosseguir com o projeto ou descartá-lo.

Implementação

Descreva sua estratégia para implementar o plano de projeto. Essa estratégia de implementação deve descrever por que essa é a melhor abordagem para alcançar os objetivos.

Finalize e distribua o business case

À medida que você cria o seu business case, ele provavelmente será submetido a várias análises e revisões antes de receber a aprovação final. Depois de aprovado, você deverá distribuí-lo às partes interessadas e aos tomadores de decisão para análise e consideração. Considere o formato de distribuição: impresso, PDF, slides, etc. 

Etapa 3: Apresente seu business case

Reúna as partes interessadas, os executivos e outros tomadores de decisão para uma apresentação formal do seu business case. Use recursos visuais para ajudar o público a entender rapidamente os problemas, as soluções propostas, as recomendações e assim por diante.

O Lucidspark dispõe dos programas e modelos necessários para a criação de cronogramas e outros recursos visuais que apoiam suas conclusões e recomendações. As representações visuais podem manter seu público mais atento, auxiliar na clareza da compreensão dos dados e resultar em melhores decisões.

Bônus: o Lucidspark também inclui o modo de apresentação, onde você pode adicionar quadros ao seu mural do Lucidspark para transformá-lo rapidamente em slides e apresentar sem sair do aplicativo!