Como facilitar a tomada de decisões com uma equipe híbrida

A forma como trabalhamos mudou drasticamente nos últimos anos. Passamos de apenas algumas pessoas que poderiam trabalhar fora do escritório para um modelo de trabalho verdadeiramente híbrido. Isso pode parecer o melhor dos dois mundos, mas as equipes híbridas apresentam algumas complicações particulares, especialmente no que diz respeito à tomada de decisões.

Acredite ou não, tomar decisões importantes pode ser mais desafiador com uma equipe híbrida do que se a equipe for totalmente remota ou totalmente de escritório. Uma força de trabalho híbrida apresenta mais oportunidades para fluxos de trabalho e padrões de comunicação mais complicados. Um funcionário que vai ao escritório pode optar por encontrar pessoas cara a cara para uma reunião, em vez de marcar uma chamada virtual. Há uma chance de que seja uma reunião mais produtiva, mas se eles não incluírem suas contrapartes virtuais ou atualizá-las após o evento, podem criar uma lacuna de informações. De repente, uma equipe está tentando tomar decisão sobre um curso de ação com vários graus de informação.

Desafios da tomada de decisões

O desafio da tomada de decisões em equipe não é exatamente um problema novo. Foi sempre um desafio deixar as pessoas alinhadas, mesmo quando estamos todos no escritório. Avançar em um projeto traz algumas complicações bastante consistentes. Solicitar feedback abrangente, compartilhar informações e documentar pensamentos e inquietações são as principais preocupações ao tentar levar um projeto adiante.

A tomada de decisões é particularmente um desafio em ambientes híbridos pela dificuldade de alcançar um alinhamento. Garantir que todos tenham as mesmas informações em tempo real e possam conversar uns com os outros para avaliar as opções pode ser um alvo difícil. Se a sua equipe estiver enfrentando qualquer um dos itens abaixo, saiba que você não está sozinho e que há algo que você pode fazer para tornar a situação melhor.

Muitas vozes, mas apenas algumas são ouvidas

Sempre há algumas pessoas com quem você pode contar para quebrar o gelo e falar imediatamente, mas também há valor em obter informações daqueles que são mais introvertidos. Nunca se sabe quando alguém tem um pensamento que pode mudar a forma como a equipe olha para uma linha de ação.

Em reuniões híbridas, é muito fácil para as pessoas se esconderem atrás de uma câmera desligada. Mesmo aqueles dispostos a falar podem achar que simplesmente não há tempo suficiente em uma chamada para fornecer informações. Em ambientes híbridos, você deve procurar outras maneiras além da discussão verbal para dar feedback e insights para aumentar a contribuição que você recebe e tornar a discussão mais rica em relação à melhor linha de ação.

Os participantes não têm informações suficientes para tomar uma decisão

Um local centralizado para as informações é fundamental para manter uma boa comunicação no escritório, independentemente de onde você estiver. Quando os funcionários não sentem que têm informações suficientes, eles estão mais inclinados a adiar a tomada de uma decisão ou o avanço em um projeto. De acordo com a Pesquisa Global Data and Analytics 2016 da PwC, as empresas orientadas por dados têm três vezes mais chances de relatar uma melhoria em seu processo de tomada de decisão.

Ter informações suficientes e fácil acesso a elas são fatores importantes para o sucesso de um projeto. É por isso que as equipes precisam ter um local centralizado, consistente e de fácil acesso para as informações. Isso é especialmente importante para as forças de trabalho híbridas em que os funcionários internos podem salvar itens em um servidor local, em vez de usar um servidor em nuvem que todos possam acessar. As equipes devem pensar no remoto primeiro para manter um ciclo de comunicação que engloba todos na equipe.

Difícil coletar e documentar os pensamentos de todos

Sejamos honestos: as discussões em equipe tendem a sair dos trilhos e cobrir muito mais conteúdo do que o planejado inicialmente. Isso não significa que as informações não sejam úteis, mas geralmente significa que os resultados e os insights estão confusos, e não está claro como as informações podem realmente ajudar.

Por exemplo, um membro da equipe pode ter identificado um fator de risco em que ninguém havia pensado ou uma solução anteriormente não considerada para um problema. Esses são ótimos insights, mas não são muito úteis se se perderem na confusão. Sem uma maneira confiável de registrar as contribuições dos membros da equipe, você perde informações e ideias valiosas.

Outra consideração é que os pensamentos surgem em momentos diferentes. É útil ter um espaço virtual onde as pessoas possam registrar insights durante a reunião e durante todo o processo de tomada de decisão. As ferramentas de colaboração visual podem ajudar a coletar e organizar insights para dar a todos uma visão abrangente do problema e das possíveis soluções. 

Melhores práticas para facilitar a tomada de decisões com equipes híbridas

A realidade é que a tomada de decisão híbrida é complexa, mas isso não significa que tenha que ser difícil. Abaixo estão algumas etapas que você pode seguir para minimizar os desafios da tomada de decisão híbrida e maximizar o valor das contribuições da equipe.

Dê voz a todos

Você provavelmente terá diversas reuniões com participantes variados, e pode haver momentos em que não consiga colocar todos na sala de uma só vez. Crie oportunidades de participação síncrona e assíncrona para que todos possam fornecer informações de acordo com a conveniência individual, independentemente de poderem participar de uma reunião específica ou não. 

Isso também ajuda a oferecer opções para compartilhar ideias além das conversas de reunião. Recursos como notas adesivas virtuais, comentários e funções de bate-papo podem ajudar aqueles que são mais introvertidos a se abrirem. Também funciona como um espaço para as pessoas contribuírem caso tenham informações adicionais após o evento.

A preparação de qualidade vai além de apenas compartilhar as informações — trata-se também de como essas informações são apresentadas. Para decisões particularmente complexas, você vai querer organizar as informações de duas maneiras: fornecer detalhes suficientes para permitir que as pessoas investiguem os detalhes caso queiram, mas também resumir os principais argumentos para um resumo rápido, digitalizável e de alto nível. O software de colaboração visual é uma excelente fonte para esse tipo de abordagem de comunicação. Ele fornece não apenas modelos envolventes, mas também um local central para informações que são atualizadas em tempo real.

Comunique as opções

Enquadrar a conversa ajudará muito a garantir que as discussões que você tem em torno de uma decisão sejam focadas, produtivas e fundamentadas. Você não gostaria que os participantes tentassem entender tudo de imediato, então, para ajudar com a orientação de todos, é melhor expor as opções para os membros da equipe antes que eles se reúnam.

Definir as opções com antecedência também dará às pessoas tempo para pensar sobre os pontos positivos e negativos antes da reunião, para que elas possam contribuir melhor para a conversa. Uma matriz de tomada de decisão pode ajudar a quantificar o lado positivo e avaliar cada oportunidade. Com essas informações em mãos, as equipes podem alinhar o que é essencial, as contrapartidas e quais opções parecem mais viáveis.

Solicitar feedback

Quando bem feito, você pode deixar espaço para que as conversas continuem mesmo após o término de uma reunião. Você pode achar que os membros da equipe precisam de informações adicionais antes que eles possam tomar decisões ou que tiveram um lampejo de genialidade sobre o projeto, mas eles precisam de algum lugar para compartilhar suas ideias com a equipe. Certifique-se de que todos continuem tendo acesso aos documentos relevantes e às colaborações visuais para que possam consultá-los e contribuir com quaisquer insights ou perguntas adicionais. 

Coletar e documentar votos

Quando a hora de tomar decisões finalmente chega, seu foco principal deve ser a conveniência. Garanta que as pessoas possam ver com facilidade as opções disponíveis e registrar suas escolhas. Quanto mais fácil for o processo, maior será a probabilidade de você obter uma resposta em tempo hábil. Visualize as opções com pouco ou nenhum esforço usando um recurso de votação em um aplicativo de colaboração. Ele apurará os resultados rapidamente para que você possa passar para as etapas seguintes.

Documente as etapas seguintes

As equipes geralmente ficam presas na fase de geração de ideias porque não há uma comunicação clara sobre como seguir em frente. Muitas vezes, elas não têm certeza de como proceder e precisam de algum tipo de processo para ajudá-las a entender por onde começar. Faça essa transição do conceito para a execução de forma fluida, reunindo as informações iniciais em um documento de processo compartilhável. 

Equipes dispersas e híbridas podem apresentar desafios particulares para a colaboração e a tomada de decisões eficazes. No entanto, com o software de colaboração visual certo, é possível criar processos colaborativos que capacitarão sua equipe a reunir todas as perspectivas relevantes e tomar decisões informadas, mesmo quando o ambiente de trabalho mudar.