A Lei de Parkinson e como combatê-la

Lembre-se da última vez que seu carro necessitou de uma troca de óleo. Se você é como a maioria de nós, a luz de alerta de troca de óleo acendeu e… você esperou. Provavelmente semanas. Ao descobrir que seu carro realmente necessitava de uma troca de óleo, você finalmente o levou ao mecânico, entregou as chaves e realizou a troca de óleo, o que salvou o motor e, ao mesmo tempo, comprovou a validade da Lei de Parkinson.

Se você não está familiarizado com a Lei de Parkinson, é importante compreender que ela é diferente da procrastinação. Na verdade, essa última é um sintoma da primeira. 

Vamos dar uma olhada no que ela realmente significa.

O que é a Lei de Parkinson?

Segundo a Lei de Parkinson, o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua realização. Em outras palavras, as pessoas tendem a utilizar todo o tempo destinado às tarefas, não importando a complexidade ou a quantidade necessária de trabalho, o que faz com que tarefas e projetos demorem mais do que deviam.

A Lei de Parkinson foi formulada pelo historiador naval e autor britânico Cyril Northcote Parkinson. Em 19 de novembro de 1955, o conceito foi apresentado pela primeira vez num ensaio satírico publicado na revista The Economist, chamado “Parkinson's Law: Or the Pursuit of Progress”. O humor ácido usado para abordar a burocracia e as ineficiências das grandes organizações produziu várias indicações e princípios para entender como o trabalho tende a se expandir e as burocracias aumentam, seja com ou sem objetivos reais, ou produtividade. 

Embora o ensaio inicial tenha sido satírico, seu propósito era expor a verdade, como toda sátira, e rapidamente a Lei de Parkinson ganhou popularidade, sendo adotada por consultores de gestão, acadêmicos e líderes empresariais. 

Se você percebeu que estava usando a Lei de Parkinson frequentemente, saiba que não é o único. Principalmente no trabalho. 

Por exemplo, se você destina um tempo maior para uma reunião, os membros da equipe tendem a ficar mais propensos a conversas desnecessárias e discussões extensas. Em contraste, reuniões mais curtas têm a tendência de se manterem focadas e serem mais produtivas. Se seus colegas não tiverem restrições de tempo, eles gastarão mais tempo redigindo e revisando aquele e-mail. No entanto, se eles perceberem que precisam responder rapidamente, muitas vezes enviam respostas curtas e editadas com pressa. 

O mesmo se aplica ao desenvolvimento de software. Projetos podem ultrapassar prazos esperados se não houver um planejamento de cronograma rigoroso.

Explicações para a Lei de Parkinson

Por que ocorre a Lei de Parkinson? Embora a lei em si seja frequentemente apresentada de forma humorística, suas observações estão enraizadas em fatores ligados ao comportamento humano, psicologia e funcionamento das organizações. Aqui estão algumas explicações para a Lei de Parkinson:

Procrastinação psicológica: A tendência humana é procrastinar quando se depara com tarefas que parecem distantes ou que não têm prazo imediato. Quando há muito tempo disponível, é mais provável que as pessoas adiem o início do trabalho, o que faz com que as tarefas demorem mais para serem concluídas.

Complexidade percebida: as tarefas podem parecer mais complexas ou assustadoras quando não há urgência para completá-las. Quando há prazo, as pessoas se organizam melhor, dividindo a tarefa em partes gerenciáveis e trabalhando de forma mais eficiente. Por vezes, guardar a roupa leva duas semanas, mas se sua mãe estiver chegando em uma hora, você consegue fazer tudo em dez minutos.

Princípio de Parkinson: este conceito está relacionado à Lei de Parkinson. Ele sugere que a demanda por um recurso aumenta para corresponder ao fornecimento desse recurso. No contexto do tempo, se mais tempo é alocado para uma tarefa, as pessoas tendem a utilizá-lo integralmente, mesmo que a tarefa pudesse ser concluída mais rapidamente.

Burocracia e ineficiência organizacional Parkinson formulou originalmente sua lei no contexto das burocracias. Em grandes organizações, frequentemente há uma tendência de criar processos desnecessários, camadas de aprovação e papelada, o que pode resultar em tarefas demorando mais do que o necessário.

Corolário de Parkinson: essa é uma extensão da lei de Parkinson que sugere que o trabalho se expande para preencher não apenas o tempo disponível, mas também os recursos disponíveis, como pessoal, materiais e dinheiro. Isso pode levar à alocação excessiva de recursos para uma tarefa.

Perda de eficiência devido ao excesso de tempo: ter muito tempo pode resultar em uma diminuição da eficiência. Quando há pressa, as pessoas se mantêm concentradas, tomando decisões mais rapidamente.

Superestimativa do tempo necessário:  As pessoas tendem a superestimar o tempo necessário para completar uma tarefa, especialmente quando não há uma restrição de tempo.Essa superestimativa pode prolongar o tempo de conclusão da tarefa.

Embora as explicações sejam inúmeras, a Lei de Parkinson está sendo aplicada em toda parte, e agora que você a conhece, ficará mais fácil vê-la em ação, desde projetos que se tornam muito maiores do que o necessário até planos de casamento que ficam mais horripilantes a cada dia.

Mas isso pode ser vencido.Vamos te ensinar como.

Estratégias para Combater a Lei de Parkinson

Para combater a Lei de Parkinson, é necessário um esforço consciente e estratégias eficazes de gerenciamento de tempo. Aqui estão algumas ideias para ajudá-lo a superar essa tendência e se tornar mais produtivo:

1. Defina prazos específicos: Estabeleça prazos claros e realistas para suas tarefas e projetos. Certifique-se de que esses prazos não sejam excessivamente generosos, mas também não sejam excessivamente apertados. A definição de prazos específicos ajuda a criar um senso de urgência e foco.
2. Priorize as tarefas: Identifique suas tarefas mais importantes e urgentes. A priorização garante que você aloque mais tempo e atenção para tarefas que realmente importam e evita que você gaste tempo excessivo em atividades menos críticas.
3. Implemente o “time blocking”: Aloque blocos específicos de tempo em sua agenda para diferentes tarefas ou projetos. Essa prática ajuda você a se manter organizado e garante que você dedique um determinado período de tempo a cada atividade.
4. Evite o perfeccionismo: Busque a excelência, mas evite o perfeccionismo. O perfeccionismo pode levar você a gastar tempo excessivo em detalhes que podem não melhorar significativamente o resultado. Saiba quando aceitar que está bom o suficiente e seguir em frente.
5. Divida as tarefas em etapas menores: Fracione tarefas ou projetos grandes em etapas menores para torná-los mais fáceis de gerenciar. Essa abordagem facilita a avaliação do progresso e evita que você se sinta sobrecarregado.
6. Utilize a regra dos dois minutos: Se uma tarefa puder ser concluída em dois minutos ou menos, execute-a imediatamente. Isso evita que pequenas tarefas se acumulem e consumam tempo desnecessário mais tarde.
7. Elimine as distrações: Minimize as distrações durante o trabalho desativando as notificações, fechando abas ou aplicativos irrelevantes e criando um espaço de trabalho exclusivo. As distrações podem levar à perda de tempo e à procrastinação.
8. Use técnicas de gerenciamento de tempo: Explore técnicas de gerenciamento de tempo, como a Técnica Pomodoro, em que você trabalha em intervalos focados (por exemplo, 25 minutos) seguidos de pequenos intervalos. Isso ajuda a manter a concentração e a produtividade.
9. Estabeleça responsabilidade pessoal: Compartilhe seus prazos e objetivos com alguém que possa cobrá-lo, como um amigo, membro da família ou colega de trabalho. Saber que alguém está ciente de seus compromissos pode incentivá-lo a se manter focado nos seus objetivos.
10. Reflita e ajuste: Analise regularmente seus hábitos de trabalho e sua produtividade. Identifique as áreas em que você tende a desperdiçar tempo ou subestimar tarefas e faça os ajustes necessários.
11. Pratique a autodisciplina: Cultive a autodisciplina para manter-se comprometido com seus prazos e metas. Desenvolva rotinas e hábitos que favoreçam sua produtividade
12. Recompense-se: Estabeleça recompensas para você quando cumprir seus prazos ou concluir tarefas com eficiência. O reforço positivo pode motivar você a cumprir seus limites de tempo.

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O Lucidspark é uma ferramenta eficaz para ajudar você a combater a Lei de Parkinson. Use-o para realizar reuniões dinâmicas e produtivas ou para compartilhar metas com a sua equipe. Você pode até mesmo pegar os projetos mais complexos e dividi-los em etapas gerenciáveis. Não importa a técnica, o Lucidspark pode ajudar você a manter o avanço constante.