Reuniões Scrum: quais são e por que são indispensáveis para o processo

À primeira vista, pode parecer estranho que o método Scrum seja a escolha certa para muitas equipes de software no mundo. Se há uma coisa que é unânime em todos os setores e departamentos, é que ninguém gosta de reuniões desnecessárias. E o método Scrum exige muitas reuniões. 

Mas a questão é a seguinte: nenhuma das reuniões do Scrum é desnecessária. Como a estrutura Ágil, o Scrum conta com comunicação frequente e presencial para facilitar ciclos de trabalho curtos. Nesta postagem, vamos detalhar cada tipo de reunião do Scrum e explicar por que cada tipo é indispensável para o processo. 

O que é o Ágil?

Antes de entrar em qualquer outra coisa, vamos analisar algumas informações básicas. Como mencionado acima, o Scrum é uma estrutura Ágil: e o que isso significa? 

Nos últimos vinte anos, o desenvolvimento de software Ágil se tornou uma norma no mundo da engenharia de software. O método Ágil até foi adaptado para uso em outros setores e campos. Gostando ou não, não há como negar uma coisa: a metodologia Ágil é muito popular — e se você ainda não conhece, provavelmente vai se familiarizar com o básico. 

Veja tudo o que você precisa saber sobre o Ágil. Embora o Ágil seja frequentemente descrito ou entendido como um método para fazer as coisas — um processo passo a passo — na verdade ele é uma estrutura para pensar e entender o seu trabalho. Essa estrutura e os princípios orientadores estão descritos no Manifesto para o Desenvolvimento de Software Ágil. O Ágil não é um método específico, é um termo genérico. E sob esse termo genérico, existem vários métodos Ágeis (Scrum e Kanban, por exemplo, mas veremos isso mais tarde). 

No desenvolvimento de software tradicional, as equipes de engenharia muitas vezes procuram terminar um produto em uma única etapa. Mas há um problema: essa etapa única geralmente leva meses para ser concluída. 

As equipes que usam a metodologia Ágil, por outro lado, operam em intervalos curtos chamados sprints. Os sprints variam em duração dependendo da equipe, mas um sprint padrão dura duas semanas. Durante esses sprints, as equipes realizam tarefas específicas, refletem sobre o processo e buscam melhorar em cada sprint subsequente. O objetivo é primeiro e acima de tudo criar um produto funcional; esse produto é então aperfeiçoado e aprimorado iterativamente em sprints futuros. 

Tipos de estruturas Ágeis

Como mencionado acima, o desenvolvimento de software Ágil não é um método passo a passo — é uma mentalidade e uma abordagem. E há inúmeros métodos e estruturas que se enquadram no termo genérico Ágil. Nesta seção, exploraremos de forma breve duas das estruturas ágeis com mais destaque: Scrum e Kanban.

Scrum

Um recurso que define o método Scrum é a ênfase na colaboração e tomada de decisão da equipe. Tarefas e projetos são divididos em sprints de duas semanas. No início de cada sprint, toda a equipe do Scrum se reúne para decidir o que eles esperam realizar e quem será designado para quais tarefas. Ao longo de cada sprint, as equipes do Scrum continuam a se reunir com frequência para manter as coisas funcionando sem problemas. 

As tarefas desse sprint são organizadas em um quadro do Scrum — pode ser um quadro branco físico ou um quadro virtual do Scrum. O quadro é dividido em três (às vezes mais) colunas: coisas a fazer, em andamento e concluídas. As tarefas, representadas por cartões menores, são classificadas em colunas correspondentes.

Kanban

Assim como o Scrum, o método Kanban organiza tarefas com cartões em um mural. (Podendo ser físico ou virtual.) Mas, em geral, é aí que as semelhanças terminam. 

No método Kanban, não há limite de tempo. A lista de pendências é constantemente atualizada — assim que uma tarefa é iniciada, seu cartão é movido para a coluna “em andamento”, e assim por diante através das colunas correspondentes até que seja concluída.

O objetivo do método Kanban é ajudar as equipes a organizar seu fluxo de trabalho e eliminar gargalos. Para isso, as equipes decidem sobre um limite estrito de trabalho em andamento. O limite de WIP define o número de tarefas que podem estar em qualquer coluna no quadro Kanban. Isso ajuda a reduzir várias tarefas, mantendo os membros da equipe focados e eficientes. 

Quais são as cinco principais reuniões do Ágil Scrum?

Ao longo de cada sprint, sua equipe deve realizar cinco tipos de reuniões Ágil Scrum. Mas não se preocupe, a maioria só ocorre uma vez por sprint. Na seção a seguir, explicamos os fundamentos de cada reunião: quando isso deve ocorrer? Quem deve participar? O que a reunião pretende definir? Armado com essas informações, você estará pronto para realizar sprints suaves e eficazes em pouco tempo!

Reunião de planejamento da sprint

Antes de sua equipe começar um sprint do Scrum, você precisa saber para onde está indo. É aqui que entra a reunião de planejamento da sprint. Uma reunião de planejamento da sprint deve ser uma das reuniões mais longas do Scrum da qual você vai participar — reserve duas horas de planejamento para cada semana do seu sprint. (Um sprint de duas semanas, por exemplo, requer aproximadamente uma reunião de planejamento de quatro horas.) Embora possa parecer muito, lembre-se de que você só precisa realizar uma reunião de planejamento da sprint por sprint — logo no início. 

O objetivo de uma reunião de planejamento da sprint é simples: estabeleça o que você e sua equipe do Scrum desejam realizar nesse sprint e avalie a largura de banda disponível. A partir daí, você pode planejar o sprint, atribuir tarefas e definir prazos. Certifique-se de que cada membro da equipe entenda os prós e contras das tarefas que lhes foram atribuídas. É interessante convidar o proprietário do produto para esta reunião para que ele possa esclarecer quaisquer ambiguidades e ajudar a estabelecer expectativas.

Reunião diária ou Daily Scrum

Com reuniões do Ágil Scrum realizadas de forma mais frequente, as reuniões diárias do Scrum são reuniões rápidas. Elas são curtas, diretas ao ponto e, como o nome sugere, realizadas todos os dias — normalmente são a primeira reunião do dia de trabalho. Ao final de uma reunião rápida, cada membro da equipe deve ter respondido a duas perguntas: o que eu fiz ontem? E o que vou fazer hoje? As reuniões rápidas também são um momento para os membros da equipe apresentarem algum obstáculo que estejam enfrentando. 

Embora as reuniões rápidas diárias levem apenas entre quinze e trinta minutos, elas são uma maneira eficaz de manter cada membro da equipe atualizado, tanto na tarefa quanto em se comunicar abertamente com os outros. Por serem realizadas com tanta frequência, as reuniões rápidas também permitem que as equipes resolvam os problemas à medida que surgem, mantendo o sprint em andamento dentro do cronograma.  

Revisão da sprint

As reuniões de revisão da sprint são realizadas no final de cada sprint. Elas são uma oportunidade para você e sua equipe demonstrarem o que você já alcançou para o proprietário do produto e outras partes interessadas fora de sua equipe. 

Seu objetivo em uma reunião de revisão da sprint é reunir feedback. Ao demonstrar novos recursos e funcionalidades do produto, permita que o proprietário do produto e outras partes interessadas respondam e avaliem seu trabalho. A metodologia Ágil depende de conversas abertas e frequentes: à medida que você e sua equipe documentam, respondem e agem com base no feedback, lembre-se de que essas conversas ajudam a criar um produto melhor. 

Certos pontos de feedback podem exigir trabalho adicional no produto — adicione-os à sua lista de pendências e considere incluí-los no próximo sprint. (Esta é uma questão de prioridade: o feedback será implementado no final, mas se outras tarefas estiverem pressionando mais, você poderá guardá-lo para um sprint mais adiante.)

Retrospectiva da sprint

Assim como as reuniões de revisão, uma reunião retrospectiva da sprint é realizada no final de cada sprint. Considerando que as reuniões de revisão incluem o proprietário do produto e outras partes interessadas, as reuniões retrospectivas são para o benefício da sua equipe Scrum — geralmente não há necessidade de envolver pessoas de fora.

Durante uma reunião de retrospectiva da sprint, responda a estas perguntas com sua equipe do Scrum: o que deu certo neste sprint? O que deu errado? E o que poderíamos fazer de forma diferente da próxima vez?

Essas reuniões não precisam ser longas (geralmente entre uma e duas horas), mas permitem que as equipes melhorem constantemente.

Refinamento do backlog

As reuniões de refinamento do backlog da lista de pendências de produtos ocorrem entre sprints (geralmente apenas uma vez por período, mas você sempre pode agendar outra, se necessário). Se você for como nós, suas tarefas de backlog provavelmente serão um pouco difíceis nas bordas. E não é um problema! Essa reunião é sua chance de acrescentar detalhes esclarecedores, estabelecer resultados e priorizar as tarefas em sua lista de pendências. 

Uma reunião completa de backlog da lista de pendências de produtos torna sua vida mais fácil. Você se lembra da reunião de planejamento da sprint tão longa da qual participou no início do sprint? Se você reservar um tempo para refinar sua lista de backlog, o planejamento da sprint será um processo mais rápido e fácil.

Dicas para organizar reuniões do Scrum

Até aqui, você provavelmente já percebeu algo: o método Scrum depende de reuniões presenciais. Sem elas, a sprint vai de mal a pior. A questão é a seguinte: cara a cara não significa necessariamente em pessoa. Se a sua equipe está trabalhando remotamente ou no mesmo edifício, um quadro virtual do Scrum pode ajudar a manter as reuniões organizadas e os membros da equipe informados. Conheça o Lucidspark. 

Com o Lucidspark, você pode criar quadros virtuais do Scrum, compartilhá-los com sua equipe e colaborar em tempo real. E essa nem é a melhor parte! Destacamos três recursos do Lucidspark que você pode usar para organizar suas reuniões do Ágil Scrum:

1. Tempo: é fácil para os membros da equipe ficarem frustrados com o número de reuniões Scrum de que precisam participar, especialmente se essas reuniões forem muito longas. Ao abrir seu quadro do Scrum em reuniões diárias, use o temporizador interno do Lucidspark para garantir que você cumpra o tempo.
2. Código de cores e tags: seu quadro do Scrum é um recurso visual poderoso para sua equipe durante cada sprint, desde que esteja organizado. Para ter mais clareza, tente usar as cores e as tags do colaborador para identificar quais tarefas pertencem a quais indivíduos. 
3. Vinculação: não sobrecarregue seu quadro do Scrum com informações desnecessárias. Lembre-se: nem todos os membros da equipe precisam dos detalhes de cada tarefa. Adicione links para documentos externos, outros quadros do Lucidspark ou documentos do Lucidchart para dar aos membros da equipe acesso a qualquer documentação adicional de que possam precisar.